- Ruta: Reportes – Comercialización
- Relación de facturas y notas de crédito
- ABC de ventas
- Pronóstico de cobranza
- Directorio de clientes
- Ventas por organizador
- Relación de remisiones
- Relación de facturas y remisiones
- Ventas diarias por condición de pago
- Catálogo de clientes
- Comisiones por vendedor
- Diario de facturas
- Diario de devoluciones
- Venta por tasas
- Ventas con promoción y números de serie
- Ventas por artículos - clientes
- Ventas por proveedor - utilidad
- Cobranza entregada
- ABC de ventas por cliente
- Estadística de ventas
- Ventas de mercancía con oferta
- Ventas facturadas con impuestos
- CXC
- Pagos
- Estado de cuenta CXC
Ruta: Reportes – Comercialización #
Relación de facturas y notas de crédito #
Los parámetros para producir este reporte se muestran en seguida:
El usuario notará que en el apartado “opciones” se presentan distintas alternativas. Se explicarán aquéllas que no se hayan descrito anteriormente y todas serán ejemplificadas mediante una muestra del reporte. También es posible añadir dos filtros: Vendedores y rutas. Estos parámetros podrán combinarse de tal manera que el usuario elija, por ejemplo, que el reporte solamente presente facturas de clientes que haya generado el vendedor “Ángel Nava” y de la ruta “Norte”.
Facturas de clientes: Son aquellas facturas que el vendedor o cajero produce a partir de un tiquete con los datos que proporcione el cliente. Este reporte muestra algunos de ellos además de otros como el folio fiscal.
Facturas globales: Es un proceso por el cual se realiza la facturación de los tiquetes de venta que no hayan sido facturados y se encuentren aún en los Cortes Z.
Notas de crédito por devolución
Notas de crédito por concepto
Ambos: Presentará tanto las notas de crédito por devolución como las de por concepto en un mismo reporte.
Notas de cargo
Todo: Al momento de seleccionar este parámetro se mostrarán en un mismo reporte todas las opciones que le anteceden.
Remisiones:
Crédito a remisiones
Es posible otorgar algún crédito a los clientes en las remisiones que se les generen.
Créditos no fiscales
Por medio de este apartado, el usuario podrá otorgar un crédito a un cliente sin que se produzca un documento fiscal, a comparación de una nota de cargo o crédito que sí son fiscales y se timbran. Por ejemplo, si se produce algún error de diferencia en el total del importe de una factura y no es necesario un documento fiscal, este módulo es el correspondiente.
Todo: Al momento de seleccionar este parámetro se mostrarán en un mismo reporte todas las opciones que le anteceden.
ABC de ventas #
Se presentan los parámetros de este reporte:
Con los parámetros establecidos en la imagen anterior, se genera el reporte que se presenta a continuación:
En este reporte se pueden observar datos relacionados con las mercancías que provienen de todos los tiquetes dentro del rango de fechas definido. La mayoría de ellos son conocidos por el usuario.
Ahora se elaborará un documento que esté ordenado por importe y no por unidades vendidas como el anterior. El usuario podrá observar que, al consultar la columna “C.Venta” (cantidad de venta), el orden es de menor a mayor comenzando por los números en negativo en adelante. En el caso del orden por importe de ventas, la columna “V.Neta” (venta neta) también se ordena de menor a mayor.
En relación al reporte de facturas y remisiones, obtendríamos el siguiente:
Al igual que en el de tiquetes, en este reporte el usuario podrá consultar las mercancías. En el listado no se presentan por separado los elementos que conforman cada factura o remisión, sino que cada mercancía se muestra de acuerdo al orden seleccionado en la parametrización: por unidades vendidas o importe de ventas. En el ejemplo de la imagen 55.4 el orden es por unidades vendidas, de tal forma que se observa un orden que va desde la menor cantidad de unidades vendidas (-2) hasta la mayor (2).
En caso de seleccionar el parámetro “Por importe de ventas”, el orden será de la misma manera que se ha explicado anteriormente en el apartado “Reporte de tiquetes”.
Además de los filtros descritos, a la derecha de la ventana de parametrización se encuentran tres más: Rango de mercancías, vendedor y rutas.
Para activar el registro de rango de mercancías es necesario, primero, activar la casilla “Rango de mercancías”. De esta forma el usuario podrá indicar al sistema cuál es la mercancía inicial y final. Recordar que NOVACAJA reportará solamente las mercancías que se encuentran dentro de este rango.
A continuación, también es posible activar el filtro “vendedor”, para que, de esta manera se muestren los artículos vendidos por un determinado expendedor.
Por último, el filtrado puede hacerse por rutas. Es decir, el sistema presenta todas las rutas que han sido de altas desde el administrador en Catálogos – Comercialización – Rutas. El usuario recordará que, en la ficha de datos de cada mercancía, se les puede asignar una ruta determinada. De esta forma, este parámetro reportará las mercancías que tengan asignada la ruta que el administrador del sistema escoja.
Pronóstico de cobranza #
En este apartado, el administrador podrá observar aquellas cuentas que están pendientes por cobrar, de tal manera que se puedan consultar por un cliente específico o bien, un organizador de clientes. También es posible definir si el pronóstico se generará sobre el monto que vencerá semanal, quincenal o mensualmente.
En el encabezado del siguiente reporte se indican cuatro tipos de vencimientos con el rango de fechas que abarca cada uno, tomando en cuenta el día de la consulta del reporte. El vencimiento 1 corresponde a la columna 1 a 7 días, el 2 a 8-14 días, el 3 a 15-21 días y el último a 22 días o más.
Directorio de clientes #
El objetivo de este reporte es dar a conocer el administrador una lista de los clientes que hayan sido de alta en dicho módulo dentro del administrador de NOVACAJA. Según su parametrización, éstos podrán filtrarse por personas físicas, morales o mostrar todas. Para el siguiente ejemplo, se generará el reporte de personas físicas en el que se incluyen datos como RFC, domicilio, ventas y servicios acumulados.
El campo “estado” se refiere a Estado de la República mexicana, no a si está activo, suspendido o dado de baja.
Ventas por organizador #
El sistema reportará las ventas que un determinado vendedor haya hecho en un periodo de tiempo seleccionado. Además de proporcionar esta información, la mercancía vendida aparecerá agrupada por organizador. Otra de las opciones que aparecen en la parametrización es la de mostrar solo facturas o remisiones o únicamente los tiquetes.
Para este ejemplo, se seleccionaron los tres establecimientos con los que opera el negocio. Las mercancías que se desean visualizar son todas ya que se han dejado en blanco las casillas mercancía inicial y final. Está especificado que se requiere obtener las ventas del vendedor NOVACAJA dentro del periodo 1 enero 2021 al 10 de noviembre de 2021. El formato de salida es desglosado y solo se mostrarán las facturas y remisiones.
Relación de remisiones #
El siguiente reporte generará las remisiones hechas por un determinado vendedor dentro de un periodo de tiempo determinado. El usuario podrá hacer el filtrado mediante la parametrización que se muestra a continuación. Cabe señalar que, en caso de no seleccionar un determinado vendedor, el sistema incluirá en los resultados todas las remisiones del rango de fechas seleccionadas. La lista desplegable de vendedores presentará automáticamente todos aquellos que estén dados de alta previamente. También, se puede especificar una ruta de tal forma que el filtrado solo quede por rutas o por vendedor y ruta al mismo tiempo.
En caso de solamente seleccionar, por ejemplo, la ruta norte, el sistema reportará aquellas remisiones cuyo cliente tenga asignada dicha ruta, sin importar el vendedor que la haya generado. En el ejemplo de la imagen 58.2 se encuentran dos remisiones que son las únicas que ha generado el vendedor NOVACAJA ya que en la parametrización se hizo solamente la selección del parámetro vendedor – NOVACAJA. En caso de que se active el parámetro ruta – norte, el sistema dará como resultados los que se muestran en la imagen siguiente, que son tres, ya que el cliente Ángel Nava tiene asignada esta ruta, pero con la diferencia de que también aparece una remisión hecha por otro vendedor distinto a NOVACAJA debido a que no se indicó en la parametrización que tuviera en cuenta determinado vendedor.
Relación de facturas y remisiones #
La emisión de este reporte es muy parecida a la anterior, con la diferencia de que en éste, se mostrarán tanto facturas como remisiones de cierto vendedor, ruta o ambos; siempre y cuando dentro del periodo seleccionado existan remisiones y facturas qué mostrar. En la imagen 59.2 solo se reportan facturas ya que, dentro del periodo de tiempo seleccionado, no se generaron remisiones por parte del vendedor NOVACAJA. La imagen 59.3 sí muestra ambos documentos ya que es otro rango de fechas o, en este caso, día.
Ventas diarias por condición de pago #
La siguiente función para generar un reporte de ventas diarias está relacionada con la condición de pago vinculada a un determinado cliente. El usuario recordará que en el Administrador de NOVACJA, en el módulo de clientes, pestaña “criterios de comercialización”, se asigna una condición de pago que puede afectar o no las cuentas por cobrar. Entre ellas se encuentran contado, crédito a 30 días o a 90, etc. Dichas condiciones de pago también son configurables y el administrador, previamente, las da de alta.
Los resultados que se generen a partir de la siguiente parametrización, únicamente contemplará a aquellas ventas facturadas por lo que, si el usuario se encuentra un reporte sin resultados, será porque las ventas no se encuentran bajo facturación. El reporte también considera remisiones
La siguiente parametrización guiará al usuario para obtener el reporte. Tómese en cuenta que el sistema solo permite la consulta por día y no por rango de fechas.
Catálogo de clientes #
Dentro de este reporte, el usuario encontrará un listado de clientes muy parecido al directorio de clientes anteriormente visto en este manual. Sin embargo, este informe los mostrará según algunos nuevos criterios que se encuentran en la parametrización de éste, a diferencia con el directorio de clientes. En primer lugar, se pueden filtrar por el vendedor que previamente se la haya asignado en el catálogo de clientes dentro de la pestaña “criterios de comercialización”. De igual forma, al seleccionar una determinada ruta, el sistema mostrará aquellos compradores a los que se les haya especificado.
El sistema también permite filtrar por días de visita, el usuario recordará que este dato se especifica previamente dentro del catálogo de clientes, así como el estado que, por distintos motivos, puede ser: baja, vigente, suspendido o todos.
En el siguiente ejemplo se elaborará un reporte en el que se presentará la información que contemple únicamente la ruta norte. Tanto los días de visita como el estado se mantiene en “todos”.
El documento quedará entonces, de la siguiente forma:
Comisiones por vendedor #
NOVACAJA cuenta con la opción de asignar un porcentaje de comisión por vendedor para la venta de las mercancías que el administrador especifique en su configuración. Este proceso se puede realizar en el apartado de “Perfiles de empleado” del administrador del sistema.
Dentro de la venta de parámetros que muestra la imagen 63.1 se pueden observar los parámetros ya mencionados y descritos anteriormente en este manual, hay que poner especial atención en que se incluye un rango de vendedores, precisamente para discernir de qué vendedor o vendedores se desea obtener el resumen de comisiones. Además, el administrador podrá seleccionar entre incluir solamente las facturas de mostrador o tiquetes y facturas de mostrador. Para el siguiente ejemplo se seleccionó el primero.
El siguiente reporte muestra los vendedores que realizaron facturas de mostrador, son dos: “Novacaja” y “Ramiro”. El nombre “Novacaja” que se encuentra justo debajo de la columna “folio” corresponde a la estación, que también se llama así. Posteriormente, se detalla el nombre del cliente al que se hizo la factura, el importe, si hay algún descuento, el neto de la factura, costo de venta, porcentaje de utilidad y comisión.
Diario de facturas #
El siguiente reporte se mostrará en formato tiquete y solamente comprenderá las facturas emitidas en un determinado periodo de tiempo. A continuación, el usuario lo especificará en los parámetros y obtendrá el reporte.
Diario de devoluciones #
Cuando un cliente hace la devolución de alguna mercancía, NOVACAJA generará un folio único para poder identificarla. De esta manera, el documento que se generará en este apartado, permitirá al usuario consultar las devoluciones realizadas en un lapso de tiempo indicado al sistema. El reporte se producirá en formato tiquete a partir de la siguiente parametrización ya conocida.
En el formato tiquete se puede observar varios datos, entre ellas, el impuesto, el recibo de venta al que está vinculado o pertenece, etc.
Venta por tasas #
Para una mejor comprensión de este reporte, es necesario recordar a qué se refiere el sistema NOVACAJA con tasas. Éstas son las que se configuran previamente en la familia de impuestos del Administrador y, posteriormente, en la pestaña “precios y costos” del catálogo de mercancías. Generalmente, se trabaja con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Especial sobre Productos y Servicios (IEPS). Dentro de la familia de impuestos del IVA existe la tasa al 16%, 11%, 0% y exento a reportar. La del IEPS es al 8%.
A continuación, se puede observar en la columna “total”, el monto al que ascienden las ventas de acuerdo a cada tipo de impuesto y tasa. Posteriormente, la columna “impuesto” representa la cantidad derivada de la tasa aplicada al total de la venta. Por ejemplo, del impuesto más común, que es el IVA al 16% se vendió $3,936.43, de los cuales $629.83 representan el IVA con dicha tasa. Posteriormente, también se hace el desglose de las ventas facturadas, que en este caso no hay. Por último, se reportan las ventas no facturadas. Además, el sistema especifica los datos referentes a las devoluciones.
También es posible obtener el cálculo de las tasas por cliente. Basta con especificar el cliente del que se desean obtener los datos. Es necesario recordar al usuario que para obtener esta información se tuvo que haber hecho la venta por parte de un cajero o vendedor, el cual previamente debe indicar en el punto de venta el cliente al que realizará la transacción.
Ventas con promoción y números de serie #
En este reporte se presentarán únicamente las ventas que cumplan con dos condiciones: que tengan promoción y usen números de serie. Es necesario recordar que los números de serie se capturan en el momento de hacer la nota de entrada de una mercancía, sin embargo, antes de este proceso, la mercancía deberá tener activada la casilla “maneja números de serie” que se encuentra en la pestaña “identificación” del catálogo de mercancías.
La parametrización para generar este reporte es la siguiente:
El usuario obtendrá el reporte que se muestra a continuación:
Ventas por artículos – clientes #
A través de este reporte, el usuario podrá obtener un listado de aquellos artículos seleccionados que hayan sido vendidos a un cliente específico. Por ejemplo, si el administrador requiere conocer cuántos adaptadores, en todas sus variedades o presentaciones, fueron vendidos a “clientes diversos” en un determinado periodo de tiempo, este es el reporte que necesita consultar.
Enseguida se ilustra la configuración de los parámetros, muchos de ellos ya estudiados en este manual.
El usuario podrá recordar que los campos “artículos”, si se dejan vacíos, el sistema considerará todos los artículos para generar el reporte. Sin embargo, para este ejemplo, tomaremos en cuenta todos los modelos de adaptadores, para visualizarlos, es necesario presionar enter o clicar sobre la lupa para abrir el buscador de mercancías. De esta forma, se seleccionará el primer adaptador (código HC70998) como artículo inicial y como final el último (código HC71002).
Si se selecciona el parámetro “facturas, remisiones y tiquetes” se obtendrá el siguiente resultado:
Ventas por proveedor – utilidad #
Dentro de este documento, el usuario podrá encontrar la información relacionada a las ventas realizadas de acuerdo a la mercancía surtida por un determinado proveedor. Para ello, el administrador configurará la siguiente parametrización en la que para este ejemplo se seleccionó “Proveedores Diversos”.
Además de las ventas, de las que se indica la mercancía y cantidad de unidades vendidas, el reporte indica otros datos que provienen de la ficha “precios y costos” del catálogo de mercancías tal como se aprecia en la siguiente imagen.
Al comparar la información de la ficha “precios y costos” con la del reporte, se puede observar que fue una venta a partir de la lista de precios “mayoreo”, esto lo indica el precio de venta. El importe neto es el resultado de multiplicar las unidades vendidas por el precio de venta. El costo se toma a partir del costo de reposición y al multiplicarlo por 25 se obtiene 125. La contribución, factor y utilidad marginal son términos y movimientos administrativos relacionados con el concepto conocido como “ganancia”. Para obtener más información sobre ellos, el usuario podrá consultar el documento “Principios de Administración Comercial” que podrá encontrar en la base de conocimiento que se encuentra en la página web oficial de NOVACAJA.
Cobranza entregada #
Hay ocasiones en las que los vendedores de una empresa reciben pagos o abonos por parte de los clientes que tienen asignados. Dichas cantidades a su vez, son entregadas al administrador o responsable de la organización de las CXC. Para llevar un control de estos pagos este reporte ayudará al usuario en su seguimiento y recepción. Para visualizar la información de los clientes asignados a cada vendedor que se presenta en los parámetros siguientes, es importante activar previamente los servicios web de NOVACAJA de CXC. Es posible consultar el manual en la página oficial del sistema, sección base de conocimiento.
Una vez que seleccione el vendedor, ruta y día de cobranza (estos dos últimos opcionales), el sistema generará los clientes que cuentan con pagos por vencer, su importe y saldo.
Una vez que se haya seleccionado alguno de los folios, el usuario podrá obtener un formato de recibo para que el vendedor firme y así pueda dar al cliente un documento que haga constar la transacción e incluya los datos referentes a ella, tal como se muestra a continuación.
ABC de ventas por cliente #
El acumulado de las ventas por cliente dentro de un periodo de tiempo determinado podrá consultarse en este reporte. La parametrización está diseñada de tal forma que el administrador de NOVACAJA pueda obtener un reporte que muestre los datos que necesite. La selección de clientes se puede realizar por uno determinado, rango u organizadore. De igual forma, si el usuario no está interesado, por ejemplo, en obtener datos de ventas mínimas podrá especificar al sistema que solo se reflejen las ventas mayores a un monto específico.
En el siguiente ejemplo se consultó las ventas por cliente del organizador padre “varios”, que incluye a todos los clientes registrados. El resultado se muestra a continuación:
Sin embargo, si se establece en el campo “importe mayor a” la cantidad de $1,100.00, se observará que el reporte de la imagen 70.4 no incluye la venta del cliente Rigoberto Pérez, ya que es menor a la cantidad establecida como “importe mayor a»
Por último, es posible establecer un límite de clientes que mostrará el reporte, esto es útil en los casos que la cantidad de clientes sea muy extensa. El usuario establecerá, por tanto, el número de clientes que se mostrarán el reporte.
Estadística de ventas #
Este reporte muestra una estadística de ventas basada en distintos valores que el usuario podrá elegir. Entre ellos se encuentran: unidades, importe y margen bruto. El administrador podrá consultar la estadística únicamente por un día determinado, a diferencia de otros reportes, en los que los parámetros permiten seleccionar un rango de fechas. A continuación, se muestran los parámetros para obtener el reporte:
Si el usuario necesita una estadística de ventas basada en la cantidad de unidades vendidas en un día determinado, éstas se reflejarán en el siguiente documento:
Se explicarán los datos obtenidos en cada columna:
Día, semana, mes año: estas columnas presentan la cantidad de unidades vendidas por día, semana, mes y año. Los últimos tres periodos de tiempo son acumulativos, es decir, reflejan la sumatoria de los artículos vendidos. Como ejemplo, en el primer artículo de la lista de la imagen 72.2, el día 13 de diciembre se vendieron 20 unidades. Si al día siguiente se venden cinco, el reporte presentará esta información correspondiente al día 14:
% Partic. Día, % Partic. Semana, % Partic. Del mes, % Partic. Acum. Anual. Se refiere a los porcentajes de participación por día, semana, mes y acumulado anual. Así, la primera mercancía “Fondo brillo directo” cuenta con un porcentaje de participación diaria de 3.83%, es decir, la venta de las 20 unidades de este producto representa el 3.83% del total de unidades vendidas (100%) durante el día. Lo mismo aplica para los demás periodos de tiempo. Recuérdese que en este ejemplo se está trabajando con el reporte de unidades vendidas que fue previamente seleccionado en la parametrización, por tanto, los porcentajes de participación, en este caso, se basan en las unidades vendidas. Los reportes que se muestran a continuación están basados en importe y margen bruto.
Ventas de mercancía con oferta #
En este reporte el usuario encontrará el resumen de las unidades vendidas por cada mercancía que tengan o hayan tenido una oferta. En la parametrización (imagen 73.1) se puede establecer el rango de fechas del cuál se desea obtener la información, por tanto, puede ser posible que algunas de las ofertas reflejadas en el documento ya no estén vigentes. Para obtener más información sobre cómo configurarlas, consúltese el manual de administrador dentro de la Ruta: Catálogos – Frecuentes – Ofertas.
Una vez establecida esta parametrización, se obtendrá el reporte que se presenta a continuación en formato tiquete:
Es posible observar que el reporte, además de indicar el establecimiento, separa la venta de unidades con oferta en dos apartados: los que se presentan bajo el título “Oferta 2” y aquellos que lo hacen con “Oferta 1”.
NOVACAJA también permite hacer un filtrado por ofertas, es decir, se puede seleccionar que únicamente se muestren las mercancías que tienen configurada determinada oferta. En el ejemplo anterior, al no haber activado este filtro, se reportaron las ofertas 1 y 2. Ahora, se activará el filtro para que solo se muestren las mercancías vendidas que tengan la oferta 2 “especial”. El usuario recordará que las ofertas disponibles para seleccionar, provienen del catálogo de ofertas, desde el que previamente se dan de alta.
El reporte obtenido, entonces, solo mostrará las mercancías que tengan configurada la oferta 2 “especial”:
Ventas facturadas con impuestos #
Dentro del presente documento se presentarán las mercancías vendidas que ya fueron facturadas. El usuario seleccionará el periodo de tiempo del que desee hacer la consulta. Aquí encontrará la parametrización:
Como se pude observar, el reporte obtenido presenta la mercancía y su costo, venta, utilidad y total. El sistema toma el costo a partir de los datos “último costo” y “costo de reposición” de la ficha precios y costos del catálogo de mercancías, tal como se muestra en la imagen.
Para el ejemplo de la mercancía “Dulce 60 piezas”, se observa que su costo de reposición es de $24.0517. De esta forma, el costo que indica el reporte en esa columna es de $240.5170 por lo que sabemos entonces, que la cantidad de unidades vendidas fueron diez. El documento no indica la cantidad de unidades vendidas, sino solo cifras en dinero de acuerdo a cada columna. En caso de que se quiera conocer la cantidad de unidades vendidas el usuario lo podrá consultar en el “Compueje mercancías”.
La columna venta es el resultado de la suma del costo y de la utilidad, tómese en cuenta que aún no se consideran los impuestos. La utilidad está basada en una fórmula para obtenerla que el usuario podrá consultar en el documento “Principios de Administrador Comercial”. Finalmente, el total está conformado por el dato obtenido en venta más los impuestos que en este caso es del 16% sobre la venta.
CXC #
A continuación se presenta un reporte reflejo de la información que se encuentras en el COMPUEJE CXC ubicado en el módulo de Reportes – Frecuentes – COMPUEJE CXC. La información que en éste se genera es todos los movimientos financieros de las ventas y pagos que hayan realizado de un cliente cuyos criterios de comercialización sean de afectación a esta cuenta. Por ejemplo: algún crédito que se le otorgue a 30, 60 o 90 días.
En el detalle de este reporte se mostrarán los movimientos contables (cargos y abonos) de la cuenta del Cliente seleccionado. A continuación, se mostrará un ejemplo. En este primer paso, se hace el cargo respectivo al momento de generar una factura a crédito, misma que afectará CxC. Al momento de generar pago o abono a la factura por medio de un recibo de caja, se registra en la columna de abonos, aunque no será considerado al saldo, hasta que sea aplicado el pago por medio del asistente correspondiente: Operación – Comercialización – Aplicación de pagos.
Pagos #
Este reporte cuentas con características similares al anterior salvo que se presentarán únicamente los movimientos marcados como pagos o abonos a una factura de acuerdo a los criterios de comercialización pactados con el cliente y reflejados en una CXC.
Estado de cuenta CXC #
En el siguiente documento se detalla a manera de estado de cuenta todos los movimientos generados en una CXC y que el COMPUEJE no desglosa. Como se puede ver en la imagen 80.2, en el reporte se contemplan cargos en notas de cargo y abonos en recibos de caja y notas de crédito. Por último, el administrador podrá consultar el saldo a la fecha de la consulta.