- Ruta: Reportes – Mercancías
- Catálogo de mercancías
- Lista de precios
- Máximos y mínimos
- Existencia con importes
- Existencia actual con importes
- Existencias por fecha
- Movimientos por mercancía
- Diario de movimientos
- Relación de notas de entrada
- Relación de notas de salida
- Estado actual de mercancía
- Diario de inventario
- Existencias negativas
- Existencia por proveedor
- Existencia por organizador
- Ajuste IFR por día
- Inventario con números de serie
- Diferencias en verificación de andén
- Desglose de componentes de paquetes
- Existencia en paquetes
- Auxiliar de inventario físico
- Mercancía sin movimientos
- Rotación de inventarios
- Existencia matricial
- Códigos principales vs alternos
- Mercancías con ventas por volumen
- Reporte de localizaciones de mercancías
- Reporte de Organizador de mercancías
- Cambio de presentación
Ruta: Reportes – Mercancías #
Catálogo de mercancías #
El objetivo de este reporte es mostrar al usuario todas las mercancías que forman parte del catálogo. Éstas aparecerán agrupadas en cada uno de los organizadores o bien, solo los artículos que pertenezcan a alguno en particular y hayan sido seleccionados previamente en la parametrización.
Enseguida, se muestra la imagen en la que se puede observar la ventana del catálogo de mercancías con las distintas opciones y parámetros para generar el reporte.
En el lado izquierdo, el usuario podrá observar los distintos organizadores (hijos) que provienen del organizador padre “Mercancías”. En esta área es posible seleccionar el correspondiente a “Mercancías” si lo que se pretende es que aparezcan todos los artículos capturados. En cambio, si solo se selecciona uno de los organizadores hijo, por ejemplo, “Abarrotes”; solo se mostrarán las mercancías incluidas en dicho organizador. Este procedimiento será el mismo para todos los reportes de NOVACAJA en los que aparezca esta opción. Para este ejemplo, se generará un reporte que incluya todas las mercancías capturadas en el sistema.
En la parte derecha se puede encontrar otros parámetros, entre ellos, si el usuario quiere obtener la información ordenada por código o descripción. En caso de que el usuario elija “por código” el sistema generará un reporte en el que el orden dependerá del código de mercancía de tal manera que éste se ordena de forma ascendente y en el caso de la descripción, alfabéticamente.
El reporte ordenado por descripción se genera en orden alfabético tomando en cuenta el nombre de los organizadores.
Para activar el siguiente parámetro es necesario dar clic en la casilla de verificación para que en el reporte incluya el costo base de la utilidad y precio de venta.
Antes de especificar su función, se recordará el concepto de costo base de la utilidad. Éste se centra en el costo de reposición y se refiere al valor al que serán adquiridos los productos en la siguiente compra. En la mayoría de los comercios este costo es el que se toma como base para calcular el precio de venta aplicando la utilidad marginal elegida.
Una vez que se haya activado dicho parámetro y el orden sea por descripción, el usuario podrá visualizar el siguiente reporte.
Por último, el usuario podrá observar que, después de la parametrización, la ventana cuenta con cuatro botones en los que es posible realizar otras tareas. El primero es “Vista previa”, le sigue “Exportar”, posteriormente “Explorar” y, por último “Cancelar”. Todos los reportes de NOVACAJA cuentan con estas opciones.
I. Vista previa: Ofrece una visualización de todo el reporte, ya sea que conste de una o varias páginas, las cuales se pueden observar previo a la ejecución de otra función o tarea. A continuación, un ejemplo.
Una vez que el usuario tiene la vista previa del reporte, encontrará las siguientes opciones:
Zoom out: Aleja el campo de visión del reporte, haciendo que éste se vea más lejos. Cada vez que se haga clic en esta opción, el porcentaje del zoom irá reduciéndose a partir del 100%. Dicha proporción se observa en la casilla que se encuentra a la derecha del zoom in.
Zoom in: Aumenta el tamaño del reporte, haciendo que éste se vea más cerca con las mismas características del porcentaje del zoom que el anterior, pero aumenta a partir del 100%.
Current zoom: En esta casilla se puede ver el porcentaje del zoom en el que actualmente el usuario observa la vista previa del reporte.
Fit width: Ajusta el ancho de la página.
Fit page: Ajusta la página para que el usuario la observe completa sin necesidad de desplazarse a lo largo o ancho.
Single page view: En caso de que el reporte conste de más de una página, esta vista mostrará una sola a la vez, de tal manera que, para pasar a la siguiente, será necesario oprimir el botón “next page” cada vez que se desee ir a la posterior.
Continuous view: A la inversa que el botón “single page view”, esta opción permite que el usuario se desplace a través de las páginas de manera continua hacia abajo. No es necesario oprimir “next page” para pasar a la siguiente página.
Multipage view: Permite señalar el número de páginas para visualizar dentro del área de la vista previa. Éstas se pueden seleccionar de la misma manera en que se traza una tabla, seleccionando el número de páginas a lo ancho y largo.
First page: Esta función remite al usuario a la primera hoja del reporte.
Previous page: Sirve para pasar a la página anterior dentro de la función “single page view”.
Current page: Muestra la página actual en la que el usuario está ubicado, así como el número total de páginas que conforman el reporte.
Next page: Sirve para pasar a la hoja siguiente dentro de la función “single page view”.
Last page: Esta función remite al usuario a la última página del reporte.
II. Exportar: Con esta opción es posible guardar el reporte en distintos formatos, por defecto, el sistema abrirá la última ruta registrada por Windows. Los más comunes son PDF y XLS, aunque también se puede hacer en otros.
III. Explorar: Función que habilita la ruta elegida por el usuario al momento de exportar el reporte.
IV. Cancelar: Cierra la ventana sin realizar ninguna acción o cambio.
Lista de precios #
El propósito de este reporte es mostrar al usuario los precios de las distintas listas con las que opera el establecimiento.
Además de los parámetros que ya han sido explicados, este documento cuenta con la opción de incluir o no la mercancía cuya existencia es cero. El usuario activará este parámetro para que dicha información se incluya en el reporte.
Máximos y mínimos #
Este documento mostrará los máximos y los mínimos de las mercancías en base a las ventas y devoluciones generadas en un período de fechas, considerando también los días máximo y mínimo para el surtido por parte del proveedor.
Para que el sistema genere este reporte con la información solicitada, el usuario previamente deberá acceder al asistente para calcular máximos y mínimos con base en días-ventas (Ruta: Administrador – Operación – Mercancías). Para más información sobre cómo ejecutar esta función, es necesario consultar el manual de administrador NOVACAJA en el apartado máximos y mínimos.
Una vez realizado este proceso, el usuario visualizará la siguiente ventana.
Además de los parámetros ya explicados, el usuario encontrará los siguientes que se detallan a continuación.
Establecimientos: El usuario especificará el rango de establecimientos a partir de los que el sistema tomará la información para generar el reporte. Se comienza con el inicial y posteriormente se indica el final. Para este ejemplo, si se necesita que se muestre la información de todos los almacenes que tiene dados de alta en el sistema, lo hará de la siguiente manera.
Este usuario cuenta en total con tres establecimientos, por tanto, ha especificado que el inicial sea el uno y el final, el tres. De esta manera, el almacén número dos estará incluido. En caso de que solo se requiera de la información de un establecimiento, por ejemplo, el dos se capturará el número dos tanto en el inicial como en el final.
Para este mismo caso en el que solo quiere consultarse un establecimiento, es posible indicar al sistema un almacén en específico. Si éste se queda en blanco, el reporte mostrará los datos de aquellos que hayan sido registrados. Esta función no está disponible cuando se desea consultar más de un establecimiento.
Los parámetros siguientes filtran los datos que se quieren visualizar en el reporte, de tal manera que el usuario podrá indicar si desea consultar la información de la mercancía arriba del máximo, del mínimo o ambos. El parámetro “todo” realiza el mismo proceso que la función “ambos”.
Posteriormente, se generará el reporte con los parámetros establecidos.
Existencia con importes #
Este reporte tiene el objetivo de mostrar al usuario las existencias con importes en uno o varios establecimientos, teniendo la posibilidad, además, de señalar las mercancías sin existencia.
A continuación, se presenta la vista general de los parámetros para generar el reporte.
Los parámetros que no se han especificado anteriormente y que es necesario revisar para generar este reporte son los siguientes:
La selección de mercancías funciona de manera similar a la de establecimientos; si se requiere establecer un rango de mercancías se comienza seleccionando la inicial y final, de esta forma, el sistema tomará todos los artículos que se encuentran en ese rango. En caso de solo requerir de la consulta de una sola, se necesita indicarla en la casilla de inicial, sin tener que repetirla en la final, pudiendo ésta quedar en blanco. Si se dejan ambas casillas en blanco, el sistema incluirá todas las mercancías del o de los establecimientos seleccionados.
En el siguiente parámetro, el usuario seleccionará la lista de precios de la cuál desea obtener el importe.
El usuario seleccionará cuál importe considerará el sistema para generar el reporte. Con el fin de recordar algunos conceptos, a continuación, se especifican los siguientes términos.
Costo promedio: Es el método de costeo más usual. El valor del inventario de cierto artículo se divide entre las unidades existentes sin importar si unas u otras fueron adquiridas a diferentes costos unitarios.
Costo de reposición: Valor al que serán adquiridos los productos en la siguiente compra. En la mayoría de los comercios este costo es el que se toma como base para calcular el precio de venta aplicando la utilidad marginal elegida.
Último costo: Costo al que se adquirió la mercancía en la última compra.
Último costo: con impuesto: Es el resultado de añadir los impuestos al último costo.
Precio de venta: Está basado en el costo de reposición y el factor o utilidad marginal.
Precio de venta con impuesto: Es el resultado de añadir los impuestos al precio de venta.
Finalmente, se indicará si el usuario necesita que aparezcan las unidades de medida, así como incluir mercancía con existencia cero. Esto lo debe hacer clicando en el cuadro para activar cada casilla a través de la marca de cotejo (✓).
Ahora se generará el reporte con la parametrización deseada.
Existencia actual con importes #
- No es posible seleccionar el rango de mercancías ya que, por defecto, el sistema reporta todas las que en ese momento cuentan con existencia.
- Se suprimen las casillas de verificación “desglosar unidades de medida” debido a que este reporte está pensado como una consulta rápida de las existencias en el momento, como si fuera una fotografía del instante en el que se consulta. No se aparece tampoco “incluir mercancía con existencia cero” ya que este reporte solo muestra las mercancías con existencia.
- Los parámetros “último costo con impuesto”, “precio de venta” y “precio de venta con impuesto” no están disponibles para generar este reporte.
El sistema generará el siguiente reporte:
Existencias por fecha #
Este reporte cuenta con características similares a los de existencias explicados anteriormente. Además de contener algunos parámetros ya revisados en este documento, éste cuenta con otros adicionales.
Fechas: El usuario podrá seleccionar un rango de fechas en el que desea consultar las existencias, precisamente, debido a este parámetro el reporte se llama existencias por fecha y es en lo que se diferencia de los demás reportes de este tipo.
Precio de venta (lista1): Considera el precio de venta de la lista de precios 1
Precio de venta con impuestos (lista 1): Corresponde al precio de venta con impuestos incluidos de la lista de precios 1
Mercancías existentes: El usuario clicará en el cuadro para seleccionar como activo este parámetro. De esta forma, el reporte solo mostrará las mercancías con existencia mayor a cero.
Movimientos por mercancía #
Este reporte genera los movimientos de una o varias mercancías dentro de un rango de fechas. El usuario observará que varios de los parámetros que se muestran en la ventana previa a la generación del reporte ya han sido explicados. Se seleccionará y configurará, entonces, aquéllos que requiera el usuario. Cabe aclarar que en el parámetro “Almacén” se mostrará por defecto la opción “todos” en el caso de que se haya seleccionado un rango de establecimientos. Si el usuario elige un solo establecimiento y éste cuenta con más de un almacén, podrá seleccionar alguno de ellos.
En este fragmento del reporte generado por el sistema se muestran los movimientos “salida por venta” y “entrada por compra”, que suelen ser lo más frecuentes. Sin embargo, existen muchos más ya que el administrador del sistema puede agregar tantos sea necesarios. Estos se pueden consultar en la (Ruta: Administrador – Catálogos – Tipos de movimiento de inventario).
Además de los movimientos de cada mercancía, también se incluye en el reporte el tipo de documento que se generó (factura, nota de entrada, tiquete, etc.). También, aparece el folio único del documento que arroja el sistema.
Diario de movimientos #
El usuario encontrará en este reporte varios parámetros que aparecen en el anterior ya que ambos muestran información muy similar, excepto por que éste cuenta con filtros que ordenan la información de acuerdo a las necesidades del administrador.
A continuación, se describen los filtros que se pueden seleccionar para elegir el orden y datos que se desean obtener del reporte.
Fechas – Movimiento
Se mostrarán los movimientos dentro de un rango de fechas definido y por tipo de movimiento. Cabe comentar que en este reporte los parámetros “Fecha – Movimiento”, “Organizador”, “Movimiento” y “Fechas – Movimiento – Organizador” permiten seleccionar un tipo de movimiento de inventario en específico (el sistema solo mostrará los que el administrador haya dado de alta previamente).
Para este ejemplo, se aplicó el parámetro “Salida por venta”.
Además, solo con este parámetro se activará la función “Desglosado” o “Concentrado” en la que el usuario seleccionará cómo desea que se muestre la información. En el siguiente ejemplo se activó la casilla “desglosado”. En éste, a diferencia del concentrado, se muestran más datos: código, fecha-hora, descripción, documento, folio del documento, unidad de medida, folio del movimiento y costo unitario.
Por lo tanto, el reporte se generará de la siguiente manera:
Nota: El código 2 es el número del movimiento “salida por venta”.
Fechas – Organizador
En este caso, el reporte estará organizado por fechas y organizador.
Organizador – Mercancía – Fechas
Organizador
Muestra únicamente los movimientos “salida por venta” ya que para este ejemplo el reporte se generó con ese parámetro. Además, los ordena por organizador.
Movimientos
Se genera el reporte, en primer lugar, organizado por el tipo de movimiento que se haya seleccionado (para este ejemplo “entrada por compra”). Posteriormente, dentro de cada movimiento, muestra en orden alfabético el organizador de mercancías que incluyen los productos que tuvieron desplazamiento.
Fechas – Movimiento – Organizador
Se genera el reporte, en primer lugar, organizado por el tipo de movimiento que se haya seleccionado (para este ejemplo “salida por venta”). Posteriormente, dentro de cada movimiento, muestra en orden alfabético el organizador de mercancías que incluyen los productos que tuvieron dicho desplazamiento
Relación de notas de entrada #
El siguiente reporte solamente mostrará las notas de entrada generadas en un rango de fechas determinado. La parametrización se divide en tres apartados: Generar notas de entrada por filtros, por folio y por rango de mercancías.
Generar relación de notas de entrada por filtros
Limitará las notas de entrada de acuerdo con los filtros que aplique el usuario. Estos son: Establecimiento, tipo de movimiento y proveedor. Es posible seleccionar uno, dos o tres filtros.
En el parámetro “establecimiento” simplemente se selecciona el establecimiento del que se quiere generar el reporte. En cuanto al “tipo de movimiento”, el administrador seleccionará aquel movimiento que previamente haya dado de alta en tipos de movimiento de inventario dentro del administrador. Mostrará todos cuya acción de inventario sea “aumenta”. Finalmente, es posible seleccionar las notas de entrada de un proveedor en particular.
Generar relación de notas de entrada por folio
El usuario puede optar también por capturar manualmente el folio de un documento y consultarlo.
Generar relación de notas de entrada por rango de mercancías
En el caso de que se necesite obtener las notas de entrada en las que un rango de mercancías aparezca, se seleccionará esta opción en la que se especifica el o los artículos de los que se quiere generar las notas de entrada.
Relación de notas de salida #
Este reporte es muy similar al de “Relación de notas de entrada”, excepto por lo siguiente:
1. A diferencia del de notas de entrada, es posible seleccionar un rango de establecimientos.
2. Existe un parámetro en el que las notas de salida se pueden filtrar por proveedor, cliente, establecimiento, almacén (el sistema da la opción para que el usuario seleccione cuál) o bien, todas las opciones. El usuario seleccionará el criterio que necesite.
Una vez seleccionados los parámetros y filtros se podrá generar el reporte.
Estado actual de mercancía #
El estado actual de mercancía hace referencia al reporte que incluye las existencias actuales (en el momento en que se consulta el reporte), unidades reservadas, disponibles y por compensar de todas las mercancías del catálogo. Además, está ordenado por organizadores.
Su parametrización es muy sencilla, ya que solo es necesario seleccionar el establecimiento del que se desea hacer la consulta y el almacén.
En caso de contar con más de un establecimiento, el sistema permitirá seleccionar el indicado en una lista desplegable.
El usuario generará el reporte con los parámetros de su preferencia:
Diario de inventario #
El siguiente reporte mostrará al usuario los movimientos de inventario resultantes de hacer un ajuste de inventario. Es por ello que, para obtener este documento con información y que no salga en blanco, previamente debe hacerse un inventario físico desde el administrado de NOVACAJA en la Ruta: Operación – Mercancías – Inventario físico real. Las notas de entrada y salida resultantes, se verán reflejadas en este reporte. En la siguiente imagen se presenta la parametrización requerida:
El reporte obtenido se generará en formato tiquete y presentará estos datos:
El sistema indica el folio único del movimiento, el concepto y el número de unidades que fueron afectadas en la nota de entrada o salida. También se presenta el almacén.
Existencias negativas #
Este reporte, además de presentar las existencias negativas, también muestra las diferentes a cero e igual a cero. De esta forma, el usuario configurará la parametrización de acuerdo a su interés. En el caso de que desee conocer las existencias diferentes a cero y que no sean negativas, seleccionará la primera opción, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
Al haber concluido la parametrización, el sistema preguntará al usuario si desea imprimir o incluir el precio de venta con impuesto. En este caso se seleccionará que sí.
El reporte, que se generará en formato tiquete, será el siguiente:
El reporte presenta los siguientes datos, tomando en cuenta el artículo “color”: organizador, que en este caso es el nivel 2 “varios”, código “01”, descripción “coloro”, existencia “115”, precio unitario “6.65” e importe con impuestos “764.75”.
Las mercancías que cumplan con la condición “igual a cero”, se enseñarán de la siguiente forma en el reporte:
En el caso de seleccionar existencia negativa, se obtendrá:
Lo que indica que existen movimientos por compensar.
Existencia por proveedor #
El siguiente reporte genera las existencias actuales de las mercancías relacionadas con un determinado proveedor. A continuación, se muestra la venta con todos los parámetros, muchos de ellos ya han sido explicados y, por tanto, se especificarán aquéllos que no.
En el formato de salida, el usuario seleccionará documento o ticket. En caso de ser documento, el usuario obtendrá el reporte de manera normal, como los ha obtenido en todos los reportes que se han explicado anteriormente y que se pueden exportar y guardar en distintos formatos. Sería como el siguiente:
En caso de seleccionar el formato tiquete, automáticamente se activará la casilla de “proveedor” para que el usuario consulte las existencias de éste. Además, puede indicar o no que el sistema reste las entradas forzadas en el total de las existencias reportadas. También se desactivarán los parámetros: incluir mercancía con existencia cero, importe a considerar y ordenar proveedores y mercancías.
Para el formato documento, se desactivará la casilla “proveedor” y quedará activo el parámetro de rango de proveedores ya que el formato tiquete está pensado para la consulta de un solo proveedor. Quedarán también activos todos los indicadores relacionados con la selección del importe a considerar, incluir mercancía con existencia cero y ordenar proveedores y mercancías.
Existencia por organizador #
Se trata de un reporte que únicamente se genera en formato tiquete. En la ventana de parametrización el usuario encontrará diversas opciones que ya son familiares para él porque se han utilizado en otros reportes. Solo es necesario especificar que la fecha que se capture en el parámetro “fecha final” será la que el sistema tome como la última en que incluirá las existencias. Por defecto, NOVACAJA considerará la fecha actual en la que el usuario acceda a la generación de este reporte. También, es necesario seleccionar el almacén del que se van a consultar las existencias.
De esta forma, el usuario obtendrá un reporte en formato tiquete como el siguiente:
Para la lectura de este reporte es necesario especificar que, al ser de existencias por organizador, se desglosan los niveles. Para este ejemplo, muestra el Nivel 1 Frutas y verduras y el nivel 2 verduras. Esto quiere decir que el organizador padre es el de frutas y verduras y el hijo es un suborganizador, verduras.
Ajuste IFR por día #
Las siglas IFR significan Inventario Físico Real, éste se elabora previamente a la generación del reporte. Dentro del administrador, se encuentra en la Ruta: Administrador – Operación – Mercancías. Dicha función permite al usuario realizar la captura de un inventario y la verificación o confirmación de la existencia de la mercancía para compararla con la registrada en el sistema.
Para este ejemplo, supondremos que se hará un ajuste de IFR cuya existencia en el momento de hacer el proceso es de 198 unidades de la mercancía “Paracetamol” y el usuario lo quiere modificar a 200. Una vez realizado el cambio, se podrá consultar el reporte y quedará de la siguiente manera (se seleccionó que el sistema generara el reporte desglosado para que se observen mejor los datos en este ejemplo).
Se puede observar que el sistema realizó una nota de entrada de dos unidades de paracetamol con un precio de $25.00 cada uno. Al haber ajustado solamente una mercancía, NOVACAJA reporta solamente un SKU (Stock Keeping Unit) que es un código único que está compuesto habitualmente de letras y números.
En cuanto a salidas, no se realizó ninguna ya que solamente se ajustó de 198 unidades a 200, por lo que únicamente se reportan entradas. Finalmente, el sistema suma el total de entrada en dinero (en este caso $50.00) y lo contrasta con el total de salidas (0) e indica al usuario la diferencia ($50.00 – $0.00) = $50.00
Inventario con números de serie #
Para generar este reporte, previamente, el usuario selecciona las mercancías que manejan números de serie y posteriormente, hacer una nota de entrada en la que se hayan capturado dichos números.
Al seleccionar el parámetro “en existencia” el sistema arrojará las mercancías que la tengan y manejan números de serie. Es posible indicar al sistema si se necesita de un solo establecimientos o de un rango de ellos.
Si el usuario selecciona el parámetro “salidas”, visualizará también las mercancías que hayan registrado algún movimiento de salida.
También es posible establecer un filtrado de un proveedor en específico, o bien, que muestre todos. Véase el siguiente ejemplo:
Diferencias en verificación de andén #
El usuario podrá encontrar un reporte de las diferencias en verificación de andén dentro de este documento. Éstas se refieren al resultado de una revisión en físico de las mercancías que se les den salida, y que coincidan o no, con lo que el sistema marque como existencia, siendo este control mediante el código individual del artículo.
Para que el sistema exija llevar a cabo este proceso, es necesario activar previamente los parámetros “notas de salida” y “notas de salida por traspaso” en el administrador de NOVACAJA en la Ruta: Avanzados – Establecimientos – Pestaña P. Especiales, tal como se muestra en la siguiente imagen:
De esta forma, se podrá generar el reporte seleccionando los siguientes parámetros. El administrador podrá seleccionar si solo se mostrarán las diferencias en verificación de andén provenientes de notas de salida o de notas de salida por traspaso. También se pueden elegir ambas.
Con los datos capturados en la parametrización, el sistema generará el siguiente reporte en que se refleja la cantidad de artículos, la cantidad verificada y la diferencia.
Desglose de componentes de paquetes #
Hay ocasiones en las que el usuario requiere conocer cuáles y cuántas mercancías componen un determinado paquete. En este sencillo reporte, el sistema dará esta información. Así se muestra en el siguiente ejemplo:
Existencia en paquetes #
Es posible consultar la existencia de los paquetes mediante este reporte. El usuario solo debe seleccionar los parámetros requeridos y el sistema generará la cantidad de paquetes que hay en existencia. Es necesario recalcar que éstos no incluyen las mercancías que los conforman ya que el paquete se cuenta solo como una unidad que incluye los artículos con los que se haya armado.
Auxiliar de inventario físico #
Este reporte ayuda en la elaboración de un inventario físico ya que es útil si se imprime y la persona que haga el inventario físico contrasta la existencia de las mercancías con lo que físicamente está contando. Este dato se podrá registrar mediante las columnas de conteo. El usuario podrá indicar al sistema si desea una, dos o tres columnas de conteo, así como otros parámetros que ya se han revisado en otros reportes. A continuación, se describen aquellos que no han sido explicados.
Organizador de mercancías y lista de mercancías
En este caso, el usuario seleccionará las mercancías que aparecerán en el reporte. Al escoger “organizador de mercancías” se incluirán en el reporte aquellas que estén agrupadas en un organizador específico, o bien, al seleccionar el “padre” que lleva por nombre “mercancías”, se incluirán todas.
Si el administrador del punto de venta opta por hacer una lista en la que se incluyan solamente las mercancías de su elección, se activará la opción “código” y en ésta el usuario seleccionará los artículos requeridos para ir conformando la lista. Una vez que haya aparecido, deberá clicar en el botón agregar. Para agregar más, deberá repetir el mismo procedimiento.
Ordenar por localizador: Se refiere a las localizaciones preestablecidas en el catálogo de localizaciones del administrador ruta Catálogos – Mercancías – Localización de mercancías. En la ficha de mercancías, la ubicación se asigna a cada mercancía en la pestaña “Localizaciones”. Al momento de seleccionar este parámetro de orden, automáticamente se activarán las opciones “Desde” – “Hasta”, en las que el usuario podrá definir un rango determinado.
Agrupar por proveedor: Como lo dice su nombre, el sistema ordenará las mercancías por proveedor, pudiendo seleccionar si se desea que lo haga por código nombre.
Formato de salida: El usuario indicará al sistema si desea que el formato de reporte se genere a través de un documento, normalmente en formato PDF o en formato tiquete.
Impresión: continua o páginas separadas: Se indicará si la impresión es continua (formatos impresos de papel unidos entre sí) o mediante separación de páginas.
Columnas de conteo: Es el número de columnas que aparecerán en el reporte para realizar uno, dos o tres conteos diferente y anotar los datos de cada uno de ellos en su respectiva columna. El usuario indicará cuántas quiere que se incluyan en el reporte.
Mercancía sin movimientos #
El propósito de este documento es mostrar las mercancías que no hayan tenido movimientos de entrada, salida o ninguno. En el primer parámetro, el usuario podrá elegir entre todos los almacenes o uno específico. Posteriormente, seleccionará una fecha que servirá como punto de partida para mostrar las mercancías sin entradas, salidas o movimientos. Finalmente, se podrá especificar si el reporte incluirá todos los artículos o solo los que tengan existencia.
Rotación de inventarios #
Este reporte ofrecerá al usuario dos datos importantes acerca de las mercancías para la gestión de su negocio: el inventario promedio y el cociente de rotación de inventario. Para obtenerlo, es necesario indicar en la parametrización las mercancías, establecimientos y rango de fechas.
La razón de rotación de inventario indica el número de veces que los stocks –el conjunto de mercancías o productos que se tienen almacenados en espera de su venta o comercialización-, se convierten en efectivo o en cuentas por cobrar, en función del tipo de negocio.
Para calcularla, basta sumar la totalidad de los productos vendidos en un determinado período y dividir por el promedio de esa mercadería disponible en inventario a lo largo de ese tiempo.
Por ejemplo: un empresario tiene una tienda de calzados que vende sólo un tipo de zapatos. A principio de mes, su inventario cuenta con 100 pares. Pasada una semana, se venden 50. Para reponer, el empresario compra otros 50 pares. En el transcurso de las siguientes tres semanas, repite esa operación tres veces, con lo que cuenta con un total de 200 vendidos y otros 100 en el inventario.
Si sumamos el total de los productos vendidos, 200, y lo dividimos por el promedio del inventario durante el mes, 100, el empresario encontrará una rotación de inventario igual a 2.
De esta forma, se puede observar que, en el siguiente reporte de ejemplo obtenido de NOVACAJA y editado con fines de compatibilidad con el formato de este manual, es posible comprobar el caso mencionado anteriormente. Esta información corresponde al producto “cebolla blanca” (en kilos). La totalidad de los productos vendidos es de 156 (en el reporte bajo el rótulo de ventas) y el promedio de esa mercadería disponible en inventario a lo largo de ese tiempo es de 50 (Inv. Promedio). Si se sigue la fórmula indicada anteriormente, se divide 156 por 50, con lo que da un cociente de rotación de inventario (Rotación, veces) de 3.123
Existencia matricial #
Este reporte está relacionado con la mercancía dada de alta en el módulo MTC-Modelos que se encuentra en Otros Módulos – MTC del administrador de NOVCAJA. La existencia de estos artículos se podrá consultar de acuerdo a las variables color y talla ya que esta función está pensada especialmente para ropa u otras mercancías que requieran estas especificaciones. A continuación, se detallan los parámetros de este reporte:
En primer lugar, en la columna “A” se especifica el código de la mercancía (0120), después, su nombre (columna “B” Playera negra chica). La celda A3 indica el establecimiento y a la derecha de ella, el color (negro). Posteriormente, la celda C2 se refiere a la talla (CHH = chica). Finalmente, la existencia se coloca en C3. Se muestran también otras dos mercancías como ejemplo, con diferentes códigos, colores, tallas y existencias.
Códigos principales vs alternos #
El objetivo del siguiente documento es ofrecer al usuario un listado de los códigos principales de las mercancías que sean seleccionadas, ya sea por organizador o rango. De igual forma, se pueden ordenar por códigos principales o alternos de tal manera que en la primera columna del reporte se mostrará el código que se haya seleccionado para el orden y además señalará en la última columna, el otro código.
Mercancías con ventas por volumen #
Las ventas por volumen se utilizan para que, en relación a una cierta cantidad de un mismo artículo en una misma partida o renglón de una venta, se aplique una específica lista de precios al mismo. Es decir, llevar a cabo una venta de menudeo, medio mayoreo o mayoreo.
Considere el siguiente ejemplo: Se tiene una mercancía con una lista de precios y costos llamada “Público”, ésta abarca hasta 10 artículos. De igual forma se tiene otra lista, llamada “Medio Mayoreo”, en donde la venta permitida para esta lista es de 11 hasta 60 artículos. Y por último se tiene una tercera lista, llamada “Mayoreo”, que es aplicada cuando la cantidad de artículos es mayor a 60 pero menor a la cantidad establecida en el nivel 4.
La siguiente imagen muestra la configuración de las ventas por volumen de una mercancía.
Los precios de las mercancías, según cada lista de precios, quedarían de la siguiente forma:
La siguiente parametrización orientará al usuario respecto a los datos que desee incluir en el reporte. Algunos de ellos ya fueron explicados en este manual. En caso de seleccionar la casilla “Mostrar todas las mercancías”, el sistema mostrará el informe de todas, incluyendo el precio de venta con impuestos de cada lista de precios a pesar de no haber establecido un nivel de ventas por volumen, que, en este caso, aparecerá en cero como se muestra en la siguiente imagen.
Sin embargo, al desactivar dicho parámetro, el reporte presentará únicamente las mercancías que cuentan con niveles establecidos de cantidad de unidades para aplicar cierta lista de precios asignada, tal como se presenta en el siguiente ejemplo:
En el reporte se indican datos con las siguientes abreviaturas: U.M. “unidad de medida”, Grupo; se refiere al grupo de la lista de precios configurada previamente desde el administrador. L. Pr. “Lista de precios”, indica el número de la lista de precios asignada al número establecido en el nivel, que se encuentra a la derecha en la columna “hasta”. Finalmente, se encuentra el precio de venta con impuestos.
Reporte de localizaciones de mercancías #
La función de este reporte, es señalar las ubicaciones de la mercancía en las estaciones que el usuario indique dentro de la parametrización. Estas pueden ser un almacén, bodega o quizás un estante. Esto depende de una configuración personalizada que se hace previamente desde el administrador de NOVACAJA en la Ruta: Catálogos – Mercancías.
Los parámetros, ya conocidos, son los siguientes:
El reporte obtenido se presenta a continuación:
Reporte de Organizador de mercancías #
El reporte enumera en lista los organizadores dados de alta en el sistema.
Reporte: ofertas vigentes y vencidas
En este documento se presentarán las ofertas vigentes y vencidas que se hayan registrado desde el administrador en un periodo de tiempo establecido en la parametrización por parte del usuario.
La configuración para obtener los datos del reporte es la siguiente:
Dentro de la parametrización, el administrador podrá elegir si solo quiere visualizar ofertas vigentes, vencidas o ambas. El sistema generará el siguiente documento, en el que se especifica el código de la oferta (C. oferta) que previamente se haya establecido en el catálogo. La descripción de la oferta se refiere al nombre que se le haya designado. La columna % oferta se relaciona con el número porcentual, de un 100%, que se aplica sobre el precio de venta de la mercancía. En el siguiente ejemplo, a la segunda mercancía “Llave de impacto”, se le aplicó una oferta por monto de $10.00 por lo que el sistema calculará automáticamente le porcentaje que en este caso está expresado como un .43%. Finalmente, se indica el estado de la oferta que puede ser vigente o vencida, la fecha de inicio y vencimiento y el precio de venta con y sin oferta.
Cambio de presentación #
El usuario conocerá la información relacionada con los cambios de presentación que se hayan realizado en el sistema. Podrá elegir entre “uno a varios” o “varios a uno”. Se podrán consultar todos los detalles relacionados a estos movimientos en el manual de administrador, versión 2021, página 84. O bien, encontrar las funciones del cambio de presentación dentro del administrador NOVACAJA en la Ruta: Administrador – Catálogos – Mercancías.
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El siguiente reporte corresponde a un cambio de presentación “uno a varios” en el que, a partir de un bote de 20 litros de jabón, se decide distribuirlos en cuatro botes con cinco litros cada uno.
A continuación, se ejemplifica el proceso contrario. A partir de varios ingredientes, se conforma o compone una torta. Es el proceso “varios a uno”.