Ruta: Administrador – Avanzados – Establecimiento
Este catálogo le auxiliara a administrar las diferentes estaciones del sistema, ya sean configuradas como cajas o estaciones administrativas.
Para habilitar por primera vez una estación:
Capturar el nombre que se le asignará a la estación, el código lo asignará el sistema de manera automática y consecutiva.
Imagen 1.0 Datos Generales Estaciones.
Configuración General #
En cada una de las estaciones del establecimiento se debe señalar el tipo de estación ya sea administrativa o caja.
En caso de configurar la estación como una caja, habilitará las pestañas correspondientes mismas que se especificarán a continuación, (ejemplo: configuración de caja, contenido de caja y cuentas abiertas).
En la imagen 1.1 se muestra la pestaña Configuración General.
Imagen 1.1 Pestaña Configuración General.
Configuración
En primera instancia se deberá elegir la lista de precios que el establecimiento manejará para sus movimientos de venta; permite elegir si en cada transacción pedirá el almacén referente a la mercancía, o de manera predeterminada podrá elegir uno, seleccionándolo de su respectivo catálogo de almacenes. Posteriormente el usuario seleccionará el tipo de estación y como dato informativo, una vez que la estación tenga movimientos, mostrará las fechas de inicio de operaciones y la última transacción.
Al seleccionar el parámetro Generar archivo de etiquetas en N. de E., lo que hará el sistema es que automáticamente, al crear una nota de entrada localmente en el sistema, generará el archivo de etiquetas desde la aplicación de NOVACAJA – Diseñador de Etiquetas, de las mercancías que ingresaron con ese documento, y al seleccionar el parámetro Imprimir CFDI en formato Tiquete: si la Estación es de tipo Administrativa, las Facturas Globales Diarias se mostrarán en formato de tiquete.
Nota: Este parámetro no aplica para otras facturas como facturación de mostrador, facturación de tiquetes, de remisiones, etc.
Si la estación en la que se habilita es de tipo caja, al realizar la facturación de un tiquete desde el punto de venta, al momento de imprimir la factura la mostrará en formato de cuarenta caracteres, óptima para imprimirse desde la impresora de tiquetes.
Mostrar en Buscador
Imagen 1.2 Parámetros de Mostrar en Buscador.
Mediante estos parámetros indicará qué columnas se mostrarán en el buscador de mercancías, ya sea en Punto de Venta o bien Administrador.
Usa Buscador de Mercancías Reducido
Imagen 1.3 Parámetros de Buscador reducido y Fuente.
Al activar el parámetro Usa buscador de Mercancías reducido, en el punto de venta no ejecutará la búsqueda de los artículos ingresados en el buscador al momento de escribir el concepto de la misma, sino solamente al escribir el texto a buscar y presionando <TAB> al final. Este parámetro es recomendado para equipos de bajo rendimiento o bien cuando la base de datos tiene muchos artículos.
Fuente del Buscador
Este botón permite ingresar a un cuadro de diálogo para elegir la fuente, estilo y tamaño del buscador de artículos, ya sea en el punto de venta o en administrador. Al dar un clic al botón mostrará las opciones de fuente y podrá cambiarlas de acuerdo a sus necesidades.
En la imagen 1.4 se muestra la ventana Fuente con los diferentes tipos de letras.
Imagen 1.4 Fuente.
Al finalizar y aplicar los cambios, reinicie el punto de venta o el administrador, en su caso, y podrá ver cómo la fuente de los buscadores ha cambiado para una mejor visualización.
En la imagen 1.5 se muestra la ventana del buscador de PDV con la fuente configurada.
Imagen 1.5 Buscador PDV.
Pestaña Configuración de Caja (para tipo de Estación Caja únicamente)
La imagen 1.5 muestra la segunda pestaña del catálogo. Cuando sea necesario hacer una corrección en una cuenta, es posible seleccionar si será al momento del evento o partida, o bien, al finalizar la cuenta y antes de cerrar el tiquete de venta. Cuando se requiere facturar un tiquete, al momento de iniciar una operación: que el Sistema solicite información del Cajero, Vendedor, o en caso de una cuenta abierta, el repartidor. Los demás parámetros de esta sección son referentes a mostrar e imprimir información al abrir caja, seleccionar cliente en cada transacción, si se utiliza pantalla sensible al tacto (touch) y si habrá báscula conectada al equipo, habilitar el parámetro para que la detecte. Aparte de funcionar como caja, es posible habilitarlo como verificador de precios, con opción de seleccionarlo en la pantalla de inicio y mostrar el disponible de la mercancía.
El Usuario podrá exportar los reportes de caja, especificando la ruta y el tipo de archivo, teniendo seis opciones disponibles, algunas como pdf, xls, txt, etc.
Imagen 1.6 Pestaña Configuración de Caja.
El sistema genera automáticamente la TAE (Tira de Auditoría Electrónica), en la que se guardan todos los movimientos de la caja, misma que generalmente está en la carpeta de usuarios como lo muestra el siguiente ejemplo: C:\Users\GVillalobos\Documents\NOVACAJA\CCPDV\Documentos\TAE, es posible asignar dos rutas más para que se guarde el archivo en el equipo.
Imagen 1.7 Pestaña Configuración de Caja, opción Rutas alternativas TAE.
Pestaña Contenido de Caja (para tipo de Estación Caja únicamente)
En esta pestaña se define y captura la cantidad que debe tener la caja para hacer un retiro, esto lo utilizan generalmente los establecimientos como medidas de seguridad y con el objetivo de no tener tanto efectivo disponible en caja. Existe la opción de capturar una cantidad como tolerancia aparte del límite y un mensaje para el cajero avisando que es necesario hacer el movimiento correspondiente.
Imagen 1.8 Pestaña Contenido de Caja.
Pestaña Cuentas Abiertas (para tipo de Estación Caja únicamente)
En esta sección se configura la operación de las cuentas abiertas. Para ello es necesario definir si en esa estación es posible cerrar una operación o solo administra las cuentas y el equipo que funciona como caja las finalice. También se puede habilitar una serie de parámetros del seguimiento de las mismas, seleccionar como se administrarán los folios, y como datos informativos: folio inicial, final, último folio, etc.
Imagen 1.9 Pestaña Cuentas Abiertas.
Pestaña Periféricos (para tipo de Estación Caja únicamente) #
Es en esta pestaña donde se seleccionan de los catálogos correspondientes y previamente dados de alta, los periféricos con los que operará la estación caja. En el caso de la impresora, elegir también el puerto por medio de la lista desplegable.
Habilitar el parámetro Usa POS DVR (Point Of Sale Digital Video Recorder) se refiere a la función de programar grabaciones de las operaciones que se hacen en punto de venta, para ello se requiere un hardware especial con conexión a un puerto COM.
En caso de contar con cajón de dinero, especifique el tiempo de tolerancia en que debe permanecer abierto; y en caso de que el usuario pase de ese tiempo, se enviará dicha información al Reporte de alertas en este módulo de Administrador.
Cuenta también con la opción de habilitar dispositivos biométricos de huella digital, con un listado de los que se encuentran habilitados en el sistema. La siguiente imagen muestra la pestaña y su contenido.
Si la estación maneja Monitor dual (consulte el tema más a detalle en el Manual de Punto de Venta), hay una sección en esta pestaña para seleccionar la ruta para las imágenes de esa pantalla. La transición de una imagen a otra será de 5 segundos entre una y otra. Los formatos de imagen soportados son: JPG, JPEG, PNG, GIFF y BMP y la resolución optima de la imagen deberá de ser de 742 pixeles de ancho y 897 de alto. En caso de que no haya una carpeta de selección de imágenes, el espacio correspondiente a ese carrusel se mostrará en negro.
Imagen 1.10 Pestaña Periféricos.
Pestañas Impresión 1 e Impresión 2
En la primera pestaña de impresión, se eligen mediante una lista desplegable, los formatos de los documentos que se generen en esa estación, que corresponden al Punto de Venta, como son el tiquete, cuenta abierta, apartado, etc. Al momento de seleccionar el formato de la lista desplegable, en el recuadro siguiente, encontrará las características del formato. Por ejemplo: en el formato 3 de la cotización, es posible agregar la fecha de expedición y una leyenda final utilizando un archivo de texto plano para configurar ciertos mensajes. (Solicite ayuda de Soporte NOVACAJA para este formato).
Nota: existe un formato para el tiquete con el número 36, personalizado, que contiene la leyenda que corresponde a un pagaré, en caso de ser necesario para las ventas a Clientes con crédito.
Bajo la lista desplegable se muestra la información contenida en cada formato, y para finalizar la configuración, capturar como se imprimirá en cada documento: moneda en singular, moneda en plural y terminación.
Imagen 1.11 Pestaña Impresión.
En la segunda pestaña de impresión, se eligen de la misma manera, los formatos de los documentos que se generen en esa estación, que corresponden al Administrador, como las notas de entrada, salida, requisiciones, pagos a proveedor, recibo de caja, etc. En el caso del recibo de caja, si se selecciona el formato 1, operará únicamente en las estaciones que funcionen como Administrador, y el formato 2 (formato a 40 columnas), para las estaciones de Punto de Venta exclusivamente.
Pestaña Estado Actual PDV (para tipo de Estación Caja únicamente).
Como dato informativo, en esta pestaña se muestra el contenido actual por forma de pago de la caja, con el importe correspondiente de cada una.
Imagen 1.12 Pestaña Estado Actual PDV.
Además de los últimos folios generados de los documentos que operan el Punto de venta.
Imagen 1.13 Pestaña Estado Actual PDV.
Pestaña Estado Actual ADM (información Estación Administrativa).
Al igual que con el punto de venta, este catálogo cuenta con la pestaña informativa de los folios fiscales (prefijo, sufijo y consecutivo), y los que genera el sistema de manera automática de los documentos de Administración.
Imagen 1.14 Pestaña Estado Actual ADM.
En la parte inferior de las pestañas se encuentra la Vista Tabular, misma que se puede ordenar o filtrar por cierto campo.
Imagen 1.15 Vista Tabular.