Clientes

Ruta: Administrador – Catálogos – Frecuentes

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla en la cual se lleva el registro de los Clientes.

Imagen 1.0 Pantalla para registro de Clientes.

Como se observa en la imagen, el módulo de Clientes tiene diferentes secciones y pestañas. En la sección Datos Generales, se ingresan los datos propios del Cliente, como el nombre completo, género, tipo de registro tributario, etc. Recuerde que el número de código es asignado de manera automática por el sistema. A continuación, se hace una breve explicación de los términos que componen esta sección.

Persona física: Es aquella persona que adquiere responsabilidades y obligaciones. Puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios.

Persona moral: Es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil, una asociación civil. Una persona moral puede tributar en varios regímenes específicos.

Con Reg. Trib (Registro Tributario): Permite ingresar el registro propio para este campo. El sistema valida la nomenclatura introducida.

Sin Reg. Trib (Registro Tributario): Cuando se elige esta opción, el sistema genera automáticamente un registro tributario, el cual tiene la forma XAXX010101000. Dicho registro se hace visible en el campo Registro de la pestaña Identificación, este registro tributario no es modificable.

Extranjero: Para fines fiscales, son extranjeros las personas físicas o personas morales que se rigen por la legislación de otro país. Cuando se activa esta función, el sistema genera de manera automática un registro tributario (abreviado en el sistema como Reg. Trib.) genérico con la siguiente forma XEXX01010100. Dicho campo no es modificable por el usuario. El registro se hace visible en la sección Registros tributarios de la pestaña Ubicación.

Nombre fiscal: Campo editable obligatorio que tomará el sistema de la persona física o moral para el proceso de facturación y timbrado. El dato que se capture debe coincidir fielmente con la constancia fiscal que emite el SAT, evitando errores como espacios o cualquier otro caracter que no coincida con los datos fiscales precisos.

1. Identificación #

En la imagen 1.1 se observa la pestaña Identificación. A continuación, se explica más a detalle cada uno de sus componentes.

Imagen 1.1 Pestaña Identificación.

1.1 Organizador #

Por principio solicita como carácter indispensable a qué organizador pertenece. Dé clic en el botón Organizador para seleccionarlo.

1.2 Otros Registros/Códigos Alternos #

Permite seleccionar la entidad por medio del botón correspondiente, además permite agregar todos los códigos alternos que fuesen necesarios para un cliente, dichos códigos son meramente informativos.

1.3 Registros tributarios #

En esta sección queda grabado el RFC del Cliente, además que es posible agregar otros registros tributarios del Cliente, dependiendo si están habilitados los parámetros correspondientes en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. Especiales.

2. Complementarios #

En la imagen 2.0 se observa la pantalla representativa para la pestaña Complementarios.

Imagen 2.0 Pestaña Complementarios.

Permite la colocación de información adicional de contactos de cada uno de los Clientes, por ejemplo: un listado con el nombre, puesto, teléfono, teléfono móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento y selección de género: masculino o femenino. El parámetro Enviar correo electrónico al facturar, al estar habilitado, tiene como funcionalidad enviar a la dirección de correo especificada en esta misma pestaña: el tiquete generado de cualquier compra facturada de dicho Cliente, considerando en este proceso: la información relacionada con el SMTP (protocolo de comunicación que utilizan los servidores de correo electrónico para enviar y recibir e-mails); misma que deberá ser proporcionada por el personal de TI de la Organización, y capturada de la ruta: NOVACAJA – ConfigTool – Opción Administrador y Punto de Venta – pestaña Configuración SMTP.

Cuenta además con la posibilidad de agregar Atributos al Cliente, mismos que provienen del Catálogo de Atributos: Catálogos – Frecuentes – Atributos.

3. Ubicación #

En la imagen 3.0 se observa la pantalla para la pestaña Ubicación.

Se podrán ingresar las direcciones que se requieran del Cliente, y una de ellas siempre especificarse como Domicilio fiscal, para efectos en documentos oficiales y timbrados, habilitando el parámetro que se muestra en la imagen de captura. Se podrán agregar y quitar como sea necesario.

Imagen 3.0 Pestaña Ubicación.

Imagen 3.1 Pestaña Ubicación, captura de domicilios.

3.1 Dirección #

En esta sección puede colocar datos del cliente como son: código postal, y detecta a que Municipio y Estado corresponde; Colonias relacionadas. Capture la Calle, No. exterior e interior, entre calles y mapa (por medio de una liga a una ubicación en internet). También puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho mapa. En caso de habilitar el parámetro “Es domicilio fiscal”, será aquella Dirección considerada por el sistema para efectos fiscales.

Puede colocar hasta tres números telefónicos de los clientes seleccionando en la lista desplegable, el tipo de teléfono al que corresponde.

El módulo de Servicio a domicilio de NOVACAJA – Punto de Venta, detecta cualquier número telefónico que se tenga capturado en ésta sección, sea o no domicilio fiscal.

4. Especialización del Cliente (Giro Comercial) #

En el botón Especialidad seleccione las especialidades o giros comerciales al cual se dedica el cliente, mismo que provienen de su propio catálogo. Agregue tantas especialidades en la lista correspondiente como sean necesarias.

Imagen 4.0 Especialización.

5. Criterios de Comercialización #

En la imagen 5.0 se observa la pantalla de la pestaña Criterios de Comercialización.

Imagen 5.0 Pestaña Criterios de Comercialización.

5.1 Descuentos #

Es posible generar descuentos a un cliente. Es en este apartado donde se lleva a cabo dicho movimiento. Los descuentos están condicionados por las opciones: Ninguno, Descuento Personalizado, y Perfil de Cliente, que se encuentran ubicadas en la parte superior derecha.

De manera predeterminada se encuentra habilitada la opción Ninguno. Cuando se elige esta opción, los campos referentes a los descuentos estarán inactivos. Si la opción es Descuento Personalizado entonces permitirá elegir la lista de precios que será aplicada el descuento y así también el porcentaje del mismo. En la opción Perfil, permite elegir el Perfil del Cliente. Además de seleccionar el estatus en el que se encuentre actualmente en el sistema y operativamente.

5.2 Comercialización #

Imagen 5.1 Sección Comercialización.

Aquí se configuran los criterios de comercialización que se aplican al cliente.

Servicio a domicilio. Cliente al que se le entregan las mercancías en sus instalaciones.

Desglosa IEPS. Si en el establecimiento se maneja IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios), en este parámetro se puede habilitar que en las facturas del cliente se despliegue de manera detallada este impuesto.

6. CFDi #

En esta pestaña, se especifica la forma de pago que tendrá asignada automáticamente el Cliente, más no será obligatoria, ya que, al momento de hacer una venta, se puede elegir alguna otra. Esta información corresponde al Catálogo de formas de pago.

El campo Uso CFDi SAT es obligatorio. El usuario deberá elegir de la lista desplegable el concepto requerido para expresar el uso que se le dará a la factura, y el régimen fiscal al que pertenece y según las descripciones de la SAT. Al momento de facturar, mostrará esos datos, mismo que corresponden a los requisitos de la versión de CFDi 4.0

Además, el parámetro Usa complemento INE, que es un adicional al CFDi donde se incluyen datos que identifiquen el tipo de proceso al que van dirigidos los gastos que realizan los partidos políticos o Asociaciones relacionadas. En caso de que un Cliente se dedique específicamente a este rubro, se deberá habilitar el parámetro.

Para el módulo de Administrador, algunos de estos campos para la versión CFDi 4.0, aparecerán como predeterminado en los documentos como: Facturación de mostrador, facturación de Remisiones y Notas de cargo, al momento de elegir la forma de pago y antes de finalizar cualquiera de esos documentos (se especificarán en las secciones correspondientes en este documento).

Imagen 6.0 Pestaña CFDi.

6. Precios especiales #

Es posible asignar precios preferenciales de las mercancías a ese Cliente, y es posible que sea configurado en esta pestaña, donde se puede asignar descuento por porcentaje, por importe o directamente capturar el precio de venta especial, agregando la cantidad de artículos que sea necesario. El sistema validará que dichos importes de descuentos sean permitidos y no por abajo del precio mínimo de venta.

Imagen 6.1 Pestaña Precios especiales.

7. Información adicional #

En caso de que el Cliente comparta un Registro Tributario se captura en esta pestaña, además de notas de texto libre que se quieran agregar como observaciones. Esta pestaña se muestra al momento de habilitar el parámetro RFC compartido de la sección Opciones para Clientes de la pestaña P. Especiales, del Catálogo de Establecimientos.

Imagen 7.0 Pestaña Información adicional.

8. Estado Actual #

La última pestaña del catálogo, muestra la información del Cliente relacionada con las ventas que ha acumulado, los servicios relacionados con dichas ventas, cuando se dio de alta en el sistema, además de los últimos movimientos o modificaciones que se hizo a su información.

Imagen 8.0 Pestaña Estado actual.