Ruta: Administrador – Operación – Mercancías
Nota: es importante que consulte anticipadamente el apartado de Catálogo Cambio de presentación. Como se menciona en ese apartado, este módulo permite cambiar la presentación de una mercancía a una o varias presentaciones de manera proporcional y viceversa.
Para llevar a cabo un cambio de presentación se necesita un componente origen y un componente destino. El componente origen es la mercancía que será divida en partes proporcionales y a dichas partes se les llama componentes destino.
Por ejemplo: se tiene una cubeta de 20 litros de pintura blanca y a partir de ella se requiere hacer 4 cubetas de pintura blanca de 5 litros cada una.
Este proceso se realiza de acuerdo a la configuración preestablecida mediante el Catálogo de Cambio de presentación. Esto genera entradas y salidas correspondientes en el inventario vigilando la equivalencia de los movimientos proporcionando el costo o asignándolo por componente destino.
El módulo consta de dos componentes: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación y Operación – Mercancías – Cambio de presentación. Cada uno de ellos contiene las opciones de una mercancía a varias y de varias a una mercancía.
Cambio de presentación uno a varios #
Proceso en: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación #
En este Catálogo se establece la proporcionalidad en la que se hará la conversión en cuanto a la cantidad.
En cuanto al costo se refiere, el sistema coloca como valor preestablecido el costo dividido (en la misma proporción que la cantidad), sin embargo, este valor se puede modificar a su elección.
Proceso en: Operación – Mercancías – Cambio de presentación #
Este asistente lleva a cabo la conversión determinada para la cantidad indicada en el catálogo de cambio de Presentación (uno a varios). También admite asignar un componente origen a varios componentes destino sin la necesidad de haber dado previamente un código en el catálogo de Cambio de presentación.
Operativamente, el sistema realiza entradas y salidas con tipos de movimientos del sistema:
- Entrada por cambio de presentación de uno a varios, equivalente en cantidad y costo.
- Salida por cambio de presentación de uno a varios, por las cantidades indicadas en el componente origen.
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Cambio de presentación de varios a uno #
Proceso en: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación #
En este catálogo se establece la cantidad estándar de cada componente con respecto a la unidad de destino.
Proceso en: Operación – Mercancías – Cambio de presentación #
Lleva a cabo la conversión determinada por el catálogo elegido para la cantidad que se indique, del componente destino. También admite la asignación directa sin necesidad de un código del catálogo de cambio de presentación.
Cuando se ejecuta el asistente, el sistema realiza entradas y salidas con los tipos de movimientos:
- Entrada por cambio de presentación de varios a uno. Es decir, Nota de entrada del componente destino según el costo generado por los componentes origen y por la cantidad indicada en la operación.
- Salida por cambio de presentación de varios a uno. Esto es por las cantidades indicadas en el componente de origen.
Nota: este proceso no toma en cuenta la parametrización Afectación de inventario llamado: “Generar entradas forzadas ADM”, en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. de mercancía.
En la primera ventana, se podrán generar varios cambios de presentación en un mismo proceso. Deberá seleccionar el tipo de cambio de presentación; deberán tener la misma característica: uno a varios o varios a uno, referencias 1 y 2 (como datos informativos), Establecimiento, Almacenes de entrada y salida, y seleccionar de la lista desplegable: el o los cambios de presentación, capturar la cantidad de cada uno de ellos e ir agregando a la grid por medio del botón correspondiente. Al terminar, presione el botón Siguiente.
Imagen 1.0 Cambio de presentación.
En el proceso de la siguiente ventana, el sistema validará las existencias de las mercancías, en caso de que el inventario sea menor a la cantidad requerida en el cambio de presentación, el proceso no continuará y enviará la siguiente ventana, señalando aquellas mercancías de las cuales haya faltante. Presione el botón Aceptar.
Imagen 1.1 Validación de mercancías.
A continuación, lleve a cabo la Nota de entrada de la mercancía, para poder continuar con el proceso. Presione el botón Siguiente.
Imagen 1.2 Cambio de presentación.
Una vez que se encuentre la cantidad disponible de la mercancía, se podrá continuar con el proceso del asistente. Presione el botón Siguiente.
Este proceso es nombrado como Explosión de insumos, donde es visible al usuario: la cantidad requerida y la cantidad disponible de cada una de las mercancías.
Imagen 1.3 Cambio de presentación.
En caso de tener habilitado el parámetro: Usa cambios de presentación tipo restaurante, de la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Parámetros sección: Generales; se mostrará la ventana siguiente por si el usuario quisiera hacer algún cambio específicamente en ese cambio de presentación, por ejemplo: que se quiera integrar menos crema a la ensalada o sin crema, quitarla y agregar un poco más de verduras o lechuga, ya que recordemos que las cantidades teórica y real deben ser exactas. Presione el botón Finalizar.
Costo teórico: costo de reposición de cada una de las mercancías.
Costo real: es la columna modificable, actualiza los totales del costo. Éste tiene que ser mayor o igual al costo teórico y aplica para cada una de las partidas que componen el cambio de presentación.
El sistema ejecuta la salida de la diferencia por medio de la mercancía de costo variable.
Se genera las notas de entrada y salida.
A continuación, se mostrará una imagen de como muestra el sistema la información, para que se hagan los ajustes que se consideren.
Imagen 1.4 Proceso ajuste tipo restaurante.
Proceso ajustado:
Imagen 1.5 Proceso ajustado tipo restaurante.
El sistema enviará una pantalla con el previo del ajuste que se llevará a cabo, en este caso, de un proceso de varios a uno. Presione el botón Aceptar o Cancelar, en caso de que no quiera llevar a cabo la operación.
Para la salida de inventario, el importe del ajuste será referido a la mercancía que se dio de alta como mercancía de costo (consulte el documento relacionado al Catálogo de cambios de presentación); para que así, los totales sean los mismos tanto en la entrada como en la salida. Presione Aceptar.
Imagen 1.6 Previo a generar nota de entrada y salida correspondientes.
Al finalizar, el sistema mostrará los folios correspondientes de las Notas de Entrada y Notas de Salida generadas por el proceso (incluyendo en un solo documento de entrada o salida, todos los cambios de presentación agregados), con la opción a imprimir los documentos, como se muestra en la imagen siguiente. Una vez que seleccione Sí o No, según sea requerido; cierre el asistente presionando Finalizar.
Imagen 1.7 Generación de entradas y salidas correspondientes.
En caso de aceptar que se impriman los documentos respectivos, serán mostrados en vista previa.
Imagen 1.8 Nota de entrada.
Imagen 1.9 Nota de salida.
Ejemplo de uno a varios, mismo proceso con el parámetro Usa cambios de presentación tipo restaurante:
Al terminar, presione el botón Siguiente.
Imagen 1.10 Ejemplo uno a varios.
Proceso Explosión de insumos: cantidad requerida y la cantidad disponible de cada una de las mercancías. Presione Siguiente.
Imagen 1.11 Ejemplo uno a varios, validación de disponible.
Imagen 1.12 Ejemplo uno a varios, revisión de cantidades y costos.
Imagen 1.13 Ejemplo uno a varios, proceso de ajuste.
Para la salida de inventario, el importe del ajuste será referido a la mercancía que se dio de alta como mercancía de costo, como en el ejemplo anterior, para que los totales sean los mismos tanto en la entrada como en la salida. Presione Aceptar.
Imagen 1.14 Ejemplo uno a varios, previo al ajuste.
Al finalizar, el sistema mostrará los folios correspondientes de las Notas de Entrada y Notas de Salida generadas por el proceso (incluyendo en un solo documento de entrada o salida, todos los cambios de presentación agregados), con la opción a imprimir los documentos, como se muestra en la imagen siguiente. Una vez que seleccione Sí o No, según sea requerido; cierre el asistente presionando Finalizar.
Imagen 1.15 Ejemplo uno a varios, generación de notas respectivas.
Imagen 1.16 Ejemplo uno a varios, nota de entrada.
Imagen 1.17 Ejemplo uno a varios, nota de salida con ajuste de mercancía de costo.
Nota: sí en el ajuste, el costo real sigue siendo menor al teórico, operativamente se harán las notas de entrada y salidas respectivas, pero no será necesario el uso de la mercancía de costo, porque no habrá diferencia que lo requiera, como en el ejemplo siguiente:
Imagen 1.18 Ejemplo de ajuste, costo real menor al teórico.
Caso práctico #
Se describe un ejemplo de cambio de presentación con la siguiente mercancía:
En este ejemplo el cambio de presentación se hará mediante la conversión de una caja de hojas a tres paquetes chicos de hojas y un paquete grande, y también en sentido inverso de tres paquetes chicos y uno grande hacia una caja.
Cambio de presentación uno a varios #
1. Ingrese al Catálogo de Cambio de presentación:
2. Dé clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas superior e ingrese los datos que corresponden al nuevo registro del catálogo:
Imagen 1.18 Proceso en catálogo de cambio de presentación.
3. Ingrese un código para el nuevo registro.
4. Ingrese el nombre para el registro de Cambio de presentación:
5. Seleccione el tipo de cambio de presentación. En este caso active la opción de uno a varios.
6. Seleccione a continuación la mercancía origen que se convertirá en los componentes de destino:
7. Seleccione la pestaña de Componentes Destino.
8. Ahora, en el campo de mercancía, seleccione los componentes en los que se convertirá la mercancía origen:
Imagen 1.19 Selección mercancía origen.
En este ejemplo tenemos los productos de paquete de hojas chico y paquete de hojas grande, los cuales, en proporción, serán tres paquetes chicos (de los cuales cada uno compondrá el 20% del componente origen) y un paquete grande (el cuál compondrá el 40% del componente origen, para entre todos los componentes destino formar el 100% del paquete origen).
9. Cuando haya seleccionado cada mercancía, agréguela a la lista con el botón Agregar. En la columna cant/um, en el renglón del paquete de hojas chico, escriba 3. Esto nos indica que el componente origen se convertirá en tres paquetes de hojas chico. A continuación, en la columna proporción UM escriba el porcentaje que corresponde al componente origen por cada unidad de la mercancía del renglón, en este caso es del 20%, por lo que ingrese 20. Observará que en la columna cantidad total se sumarán los tres porcentajes de los componentes destino (60%), y en la columna costo total la suma de todos los costos en proporción de los componentes destino que resulten.
10. En el segundo renglón correspondiente al paquete de hojas grande, en la columna cant./um escriba 1, pues en los componentes destino solo resultará un paquete de hojas grande. A continuación, en la columna proporción UM escriba el porcentaje que corresponde a este componente destino respecto al componente origen, en este caso es del 40%. Notará que en la suma de todos los renglones en la columna cantidad total se completa al 100% el porcentaje de todos los componentes origen.
11. Presione el botón Guardar de la barra superior de herramientas para completar el registro.
12. Ingrese ahora a la sección de Operación – Mercancías – Cambio de presentación
13. Seleccione el registro que haya dado de alta y dé clic en el botón Siguiente.
14. Indique la cantidad de los cambios de presentación por agregar, el sistema validará existencias para seguir con el proceso.
15. Dé clic en el botón Finalizar. En seguida, habrá una entrada de existencia por los productos destino, proporcional a las salidas del o los componentes origen.
