Ruta: Administrador – Catálogos – Compras
Imagen 1.0 Proveedores.
NOVACAJA permite registrar los proveedores que manejará el establecimiento, para ello es necesario ingresar a la ruta mencionada con anterioridad. Es necesario que dé clic en el botón Nuevo o presione la tecla INS. A continuación, ingrese el código que desea asignarle al proveedor, el nombre, y los apellidos. Elija si se trata de una persona física (es aquella persona que adquiere responsabilidades y obligaciones. Puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios) o persona moral (es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil o una asociación civil. Una persona moral puede tributar en varios regímenes específicos). De igual forma elija el género masculino o femenino del proveedor.
Después configure los distintos parámetros para los proveedores por medio de las distintas pestañas que se explican a continuación.
1. Identificación
Por medio de esta pestaña podrá elegir el organizador al que deberá pertenecer el proveedor. Si el proveedor pertenece a una entidad habrá que elegirla por medio del buscador o dar de alta una nueva presionando el botón Entidad. Una vez elegida, dé clic en el botón Agregar, para que forme parte del proveedor.
Si el proveedor es una persona moral, deberá ingresar el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) con el que cuenta y las siglas si las tuviera. Cuando el proveedor tenga una especialidad, selecciónela mediante el buscador y a continuación agréguela por medio del botón correspondiente.
El RFC para una persona física no es un requisito de sistema, sin embargo, es importante que los datos del proveedor estén completos.
2. Complementarios
En esta pestaña podrá registrar datos adicionales del proveedor. Son datos extra con los que se puede contactar con él. En la imagen 2.0 se observa la ventana correspondiente.
Agregar la cantidad de contactos que crea conveniente, ingresar los datos y presionar el botón Agregar. Es posible que desee quitar algún contacto, basta con presionar el botón Quitar para llevar a cabo tal acción.
Imagen 2.0 Pestaña Complementarios.
Con los botones Actualizar y Cancelar, podrá realizar tales acciones respectivamente.
Es posible agregar un atributo para un contacto, para ello, buscar y seleccionar el atributo necesario y por último dé clic en el botón Agregar.
3. Ubicación
En la imagen 3.0 se muestran los campos correspondientes para la pestaña Ubicación. En este apartado se completará la información relacionada con el proveedor.
Imagen 3.0 Pestaña Ubicación.
3.1 Dirección
En esta sección puede colocar los datos complementarios del proveedor como: domicilio, colonia, municipio, estado, país, código postal, entre calles y mapa (por medio de una liga a una ubicación en internet). También puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho mapa.
3.2 Teléfonos
Puede colocar hasta tres números telefónicos de los clientes, seleccionando en cada uno el tipo de teléfono al que corresponde.
4. Estado actual
Por medio de la pestaña Estado actual podrá observar la suma de las compras hechas al proveedor, así como los servicios realizados. Además, muestra las fechas en las que se llevó a cabo el último movimiento. Esta pestaña es meramente informativa (imagen 4.0).
Imagen 4.0 Pestaña Estado actual.
5. Información adicional
En este apartado podrá ingresar información adicional del proveedor que sea relevante, en forma de notas (imagen 5.0).
Imagen 5.0 Pestaña Información Adicional.
6. Criterios de comercialización
En Criterios de comercialización (imagen 6.0), se agrega la condición de pago para efectuar los pagos al proveedor.
Imagen 6.0 Pestaña Criterios de comercialización.
Seleccione la forma de pago por medio del buscador. Si cuenta con crédito con el proveedor ingrese la cantidad en Límite de crédito.
Se podrá llevar a cabo hasta cuatro bloques de descuento, dichos bloques no son acumulativos, sino que se realiza un descuento sobre descuento. Los bloques de descuento se verán reflejados por medio de las notas de entrada.
Deberá seleccionar el Régimen fiscal al que pertenece.
Nota: en caso de seleccionar de la lista desplegable la opción 626 – Régimen Simplificado de Confianza, y el sistema detecte que es un RFC del Proveedor válido; al realizar una Nota de Entrada por Compra: se hará una retención del 1.25% por mercancía, según las disposiciones fiscales.
Seleccione el parámetro Importes con impuestos incluidos, cuando se requiera que se manejen así los importes en las notas de entrada. De igual forma podrá elegir el día en que se realiza el pago al proveedor y el día en que el proveedor realiza la visita. Por último, es posible modificar el estado del proveedor, los cuales son: baja, vigente o suspendido. Si un proveedor se encuentra en estado de Suspendido o Baja, no se podrá realizar una nota de entrada de dicho Proveedor; el sistema automáticamente oculta los proveedores con ese estado.
Habilitando el parámetro E/S restringidas, es cuando el proveedor se encuentra limitado para que se le pueda comprar. El sistema no permitirá notas de entrada de ese proveedor. La ruta del otro parámetro es: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Parámetros sección Generales, parámetro: Usa Proveedores restringidos.