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Una Nota de entrada por traspaso es un documento interno del establecimiento que permite controlar los ingresos de mercancía del almacén, así como el inventario y cuentas contables, pero especialmente enfocada a una entrada que tiene como origen otro Establecimiento. En caso contrario, una Nota de salida por traspaso permite controlar los egresos de mercancía del almacén, así como el inventario y cuentas contables, referente a una salida que tiene como destino otro Establecimiento.
Esto se lleva a cabo gracias a un servicio web de Traspasos entre Almacenes, el cual permite realizar las entradas y salidas de almacén entre varios Establecimientos.
La forma en que estos operan es como se muestra en la imagen 1.0.
Imagen 1.0 Notas de entrada y salida entre Establecimientos.
Al generar una Nota de salida por traspaso, automáticamente se genera la de entrada como pendiente, a continuación, se describe el proceso.
- En el Establecimiento origen se genera una Nota de salida por traspaso por una cierta cantidad de artículos. Esta Nota de salida se envía al Establecimiento destino.
- En el origen la Nota de salida tiene un estado de Enviada hasta que el servicio web confirme en los Establecimientos que ha sido recibida por el Establecimiento destino.
- Cuando se recibe en destino, esta Nota de salida cambia a un estado de recibida. En destino se genera una Nota de entrada en estado pendiente y consecuentemente en origen la Nota de salida por traspaso cambia a un estado de finalizada.
- Cuando se da seguimiento a la mercancía en destino mediante esta Nota de entrada que se generó, el sistema verifica que realmente entren los productos indicados en la Nota de salida por traspaso. En caso de que no, el sistema tiene dos caminos a elegir:
- Si falta mercancía, en el Establecimiento destino realiza una Nota de entrada por la cantidad original, y a continuación genera una Nota de salida por la diferencia que faltó. Entonces se genera una Nota de entrada en estado pendiente en el Establecimiento origen.
- Si sobra mercancía, en el Establecimiento destino realiza una Nota de entrada por la cantidad original, y a continuación genera una Nota de entrada por la diferencia que faltó. Entonces se genera una Nota de salida en estado pendiente en el Establecimiento origen.
- Al momento de importar una requisición interna, el sistema valida la existencia de la mercancía.
En la imagen 1.1 se muestra una imagen de lo descrito anteriormente
Imagen 1.1 Funcionamiento de traspasos de mercancías.
En principio, el procedimiento es el mismo para realizar una Nota de entrada o salida normal. Una diferencia se puede encontrar en que aquí es posible Importar una requisición interna para la nota de salida por medio del botón con el mismo nombre.
A continuación, se detalla la pantalla para el caso de una Nota de salida por traspaso.
Imagen 1.2 Nota de salida por traspaso.
1. En el campo Establecimiento indique el Establecimiento destino de la mercancía.
2. Indique en el campo Almacén el que pertenezca a dicho Establecimiento.
3. Indique también, si lo desea, dos campos de referencia que se ingresan a criterio del usuario, para un mejor control interno del inventario que se está moviendo.
4. A continuación, los campos dentro de detalle muestran el Establecimiento y Almacén origen. Es posible modificar sólo en caso de que el Establecimiento origen cuente con más de un Almacén.
5. En el campo mercancía indique el código de la mercancía que se agregará a la Nota de salida:
6. Posteriormente, indique la cantidad del artículo que se ingresa:
7. Ahora presione el botón Agregar debajo de la lista de mercancías de la Nota de salida para agregar la mercancía a la lista. Puede ingresar tantos artículos a la nota como sean necesarios.
Imagen 1.3 Detalle de nota de salida por traspaso.
Una vez que selecciona una mercancía correspondiente al proveedor destino se indica la cantidad de artículos de salida en su respectivo campo. Automáticamente el sistema carga en los campos de precios y costos la información del artículo en función de la mercancía seleccionada.
CFDi de Traslados. #
En la parte superior derecha se encuentra la información relacionada con ID´s, y folio, que corresponden al seguimiento y consecutivo de las salidas por traspaso, así como el UUID, ya que según las disposiciones de la SAT en referencia a partir de la versión de CFDi 3.3, uno de los requerimientos es que, estos movimientos de inventario, generen un timbrado como registro de la salida de la mercancía, con cantidad en ceros, ya que solo es un traslado entre Establecimientos.
Una vez que finalice el documento, presione el ícono xml para timbrarlo. (En la imagen siguiente se encuentra seleccionado).
Imagen 1.4 Detalle de la nota de salida por traspaso.
Importar mercancías mediante un archivo (proceso para ambas notas) #
En ocasiones, cuando el volumen de mercancías lo requiera, puede utilizar un archivo de texto para importar las mercancías que desee a la lista de mercancías. Este archivo debe de contener, línea por línea, el código de la mercancía seguido de la cantidad de artículos. Por ejemplo, para importar 10 artículos de una mercancía con código 002 y 15 artículos de una mercancía con código 007 se tiene que crear que crear un archivo con el siguiente contenido:
002,10
007,15
Es decir, realizamos un archivo de texto conteniendo esos datos, y cada línea contendrá el código y la cantidad de un solo artículo:
Una vez listo el archivo, de un clic al botón Importar archivo a un lado de la lista de mercancías.
Muestra el siguiente asistente:
Imagen 1.5 Proceso de importación de archivo txt.
A continuación, damos un clic en el botón Examinar y seleccione el archivo que realizamos previamente, y colocará los datos en las columnas del asistente.
Para el caso de las Notas de Salida, el archivo deberá contener la información: código, cantidad, costo (que será identificado por el sistema al momento de la importación), y el disponible. En caso de que el usuario no capture el disponible, el dato se encontrará en blanco. Después de importar el archivo, el campo de cantidad podrá ser editado.
Si se ingresa una mercancía que no exista; el campo cantidad no podrá editarse y el campo disponible estará vacío, también este campo estará vacío cuando la mercancía no tenga existencias, y deberá estar seleccionado el campo “Almacén de afectación” con su respectivo almacén, este campo está ubicado en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Pestaña “Configuración General”.
Los decimales que se muestren en el campo de cantidad, corresponderán a la configuración de Parámetros regionales en el Catálogo de Establecimientos.
Al dar un clic en el botón Aceptar agregará las mercancías a la lista de la Nota de salida.
En caso de que el archivo esté vacío, falten datos, o bien, no sea el formato adecuado, enviará los mensajes de error correspondientes.
En este ejemplo, el código de la mercancía no existe.
Imagen 1.6 Ejemplo de una importación con inconsistencias.
Nota: las Notas de salida por traspaso y las Requisiciones internas entre sucursales trabajan en base a sus respectivos servicios web, además del servicio de Consulta de existencias entre sucursales. Estos módulos se configuran en los servidores web de cada sucursal y del servidor central. Consulte el documento InstalacionServicioWeb.docx para más información sobre cómo instalar estos servicios.
En caso de que una Nota de salida por traspaso se envíe, pero no se reciba en el Establecimiento destino, a nivel de base de datos; automáticamente será enviado un correo de aviso en ese momento, la dirección que tomará el sistema será aquella que esté capturada en la ruta: Administrador – Avanzados – Establecimientos, pestaña Alertas, sección Contactos para Alertas, lo que se tenga registrado en los campos de nombre y referencia, además de, tener los datos de conexión correctos en el archivo de Configuración, pestaña SMTP.