Ruta: Administrador – Operación – Frecuentes
En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para la Nota de Entrada.
Imagen 1.0 Notas de Entrada.
Una nota de entrada es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén o bodega del establecimiento. Las notas de entrada vienen definidas por un tipo de documento. NOVACAJA tiene por default 25 Tipos de movimientos, los cuales pueden ser visibles en el catálogo “Tipos de Movimiento”, ubicado en Catálogos – Mercancías – Tipos de movimiento de inventario.
Para ingresar una nota de entrada dé clic en el botón Nuevo o presione la tecla INS. Ingrese el tipo de movimiento para la nota de entrada, algunos se encuentran como ejemplo en la tabla 1.0.
Código | Tipo de movimientos | Descripción |
1 | Entrada por compra | Movimiento necesario cuando se realiza una compra de algún artículo, obligando a especificar el dato de un Proveedor. |
4 | Devolución de salidas por ventas | Se genera cuando ingresa mercancía que fue devuelta, siendo un campo obligatorio que determina que Cliente hizo la devolución. |
5 | Entrada por ajuste de inventario | Movimiento que puede ser manual (seleccionado por el usuario) o automático (cuando el inventario se ajusta sistemáticamente) |
7 | Entrada forzada | Al ajustarse el inventario por medio del proceso ya sea manual o automático de las entradas forzadas de las mercancías |
9 | Entrada por cambio de presentación de 1 a varios | Movimiento especifico de este tipo de procesos de conversión de material, artículos, etc. |
11 | Entrada por cambio de presentación de varios a 1 | Movimiento especifico de este tipo de procesos de conversión de material, artículos, etc., en caso contrario del 9: es de varios a 1 |
13 | Entrada por traspaso de almacén interno | Este movimiento es cuando se realiza un traspaso de artículos de un almacén a otro en el mismo establecimiento; NO es un proceso que se pueda llevar de forma manual, se genera al momento de que se realiza una nota de salida por traspaso de almacén interno. |
15 | Entrada por traspasos/Establecimientos | A diferencia del anterior el traspaso se lleva a cabo entre establecimientos distintos y también requiere la nota de salida como primer paso. |
18 | Entrada por diferencias en traspaso | Se genera de forma automática al momento de que no coinciden los movimientos de traspasos de inventarios entre almacenes/establecimientos |
21 | Entrada mercancía no afecta inventario | Tiene que ver con una devolución de un artículo, que como tal no afectará el inventario del mismo, pero si se obliga a especificar Cliente correspondiente al movimiento. |
24 | Entrada por canje | Movimiento exclusivo del sistema |
Tabla 1.0 Tipos de movimientos para las Notas de Entrada.
En la primera sección del documento y dependiendo del tipo de movimiento seleccionado, se habilitarán o deshabilitarán los campos: establecimiento, origen (referente al proveedor), condición de pago (viene ligada al campo origen) y lista de precios (relación con las que se manejen en el establecimiento correspondiente). Estos datos se deberán llenar de acuerdo al movimiento de inventario necesario. En la siguiente imagen 1.1 se muestra un ejemplo.
Imagen 1.1 Datos relacionados con el Tipo de movimiento en Notas de Entrada.
Los campos relacionados a la referencia son opcionales, de igual forma el campo de observaciones. Los campos de referencia 1 y referencia 2 pueden ser utilizados en caso de necesitar anotaciones extras a las notas de entrada y en caso de que se importe una adenda, será insertado en el campo referencia 2, el folio de la factura correspondiente al proveedor. El campo observaciones también se puede utilizar para comentarios o anotaciones del documento. En la imagen 1.2 se muestra los campos correspondientes.
Imagen 1.2 Campos de referencia y observaciones para la Nota de Entrada.
Pedimentos aduanales. En esta sección se agrega la información relacionada a los documentos aduanales cuando así lo requiera la nota de entrada. En la imagen 1.3 se muestra la opción para el registro de esos datos. Esta opción se encuentra relacionada con el parámetro Utiliza pedimentos aduanales, ubicado en: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos pestaña Parámetros sección Generales. Si el parámetro no se encuentra activado, los campos para el pedimento aduanal en las notas de entrada siempre estarán desactivados. Los datos que sean ingresados quedarán grabados en la información correspondiente a la mercancía. Podrá visualizarlo por medio de la siguiente ruta: Catálogos – Frecuentes – Mercancías, pestaña Ventas.
El campo F. de Referencia, se activa con el primer Tipo de movimiento, es un dato obligatorio donde se relaciona con un documento fiscal la nota de entrada por compra.
Imagen 1.3 Pedimentos aduanales.
En relación al parámetro de Impuestos incluidos, se mostrarán una serie escenarios al momento de habilitarlo o no, por ejemplo:
Costo del artículo: $75.00
Tipo de movimiento de inventario: 1 Entrada por compra
1. Dar de alta una mercancía de forma manual con el parámetro habilitado.
Resultado: del costo de la mercancía (considera el costo de reposición), resta los impuestos correspondientes a ese monto, desglosándolos.
Operación: 75.00 / 1.16 = 64.65 + 10.35 (impuestos habilitados para esa mercancía)
2. Dar de alta la mercancía deshabilitado el parámetro.
Resultado: al costo le agrega los impuestos que tenga habilitados.
Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00
3. Importación con archivo .csv con la información completa de código, cantidad, costo; con parámetro habilitado.
Resultado: mismo que en el caso 1.
Operación: 75.00 / 1.16 = 64.65 + 10.35 (impuestos habilitados para esa mercancía)
4. Importación con archivo .csv con la información completa de código, cantidad, costo; con parámetro deshabilitado.
Resultado: mismo que en el caso 2.
Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00
5. Importación con archivo .csv con la información de código, cantidad únicamente; con parámetro habilitado.
Enviará el siguiente mensaje, donde no se tomará en cuanta el parámetro ya que no existe un costo definido.
Resultado: mismo que el caso 2 y 4, agrega impuesto al costo de reposición que tenga la mercancía.
Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00
6. Importación con archivo .csv con la información de código, cantidad únicamente; con parámetro deshabilitado.
Resultado es el mismo que el anterior, que agrega el impuesto al costo de reposición que tenga asignado la mercancía.
Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00
Fecha y hora y Folio: la fecha y la hora se muestran y son tomadas por los datos del sistema al momento de grabar el documento. El folio es generado de manera automática. (Un folio está compuesto por No. de Establecimiento – No. de Estación – No. de Documento – Consecutivo). En la imagen 1.4 se muestran estos campos.
El ícono corresponde a generar una nota de entrada, importando una orden de compra que ya se tenga generada en el sistema (tema que se explicará más adelante).
Imagen 1.4 Fecha y hora de la Nota de Entrada.
Detalle. En la imagen 1.5 se observa la pantalla correspondiente para completar una Nota de Entrada.
Imagen 1.5 Finalizando una Nota de Entrada.
Elija el Establecimiento al cual va afectar la nota de entrada, después seleccione el almacén que será utilizado para elegir la mercancía. Ingrese la o las mercancías y la cantidad de la misma.
Se mostrará el precio o costo de la mercancía, el cual es posible modificarlo; en caso de que así sea y se tenga habilitado el parámetro: Mostrar alerta cuando el precio o el costo es menor o mayor a cierto porcentaje para alerta, en la ruta: Avanzados – Otros – Parámetros Globales, el sistema enviará un mensaje de alerta cuando se ingrese un costo o precio menor o mayor, según sea el porcentaje permitido en esa parametrización; en caso de presionar el botón Sí, automáticamente se ajustará el costo según la captura, o bien, puede presionar No, en caso de que no sea permitido generar ese cambio.
Imagen 1.6 Mensaje de alerta en ajuste de precio o costo.
Dé clic en el botón Agregar, y el sistema mostrará la mercancía agregada en la vista tabular. Podrá ingresar tantas mercancías como sea necesario. El mensaje de alerta se mostrará tantas veces sea necesario y por partida, en caso de que el sistema detecté ese ajuste.
Nota: en caso de que el sistema detecte que el Establecimiento es Persona Moral, el Proveedor sea RESICO (Régimen Simplificado de Confianza), y éste tenga un RFC válido, se hará una retención del porcentaje que esté capturado en la sección RESICO en la pestaña Parámetros Facturación en el Catálogo de Establecimientos (el SAT tiene determinado el 1.25%), mismo que será por mercancía. En el campo CxP en la parte inferior de la grid, se verá reflejado el descuento retenido en cantidad y en la Nota de entrada impresa se mostrará en la sección de totales, como impuesto ISR y aplica para todos los formatos de Notas de entrada, excepto aquellos que son personalizados.
Para finalizar la nota de entrada, dé clic en el botón Guardar; el sistema mostrará una ventana como la que se muestra en la imagen 1.7, la cual muestra cuatro opciones posibles. Si elige la opción Pendiente, la nota de entrada estará en dicho estado hasta que se decida finalizarla.
Imagen 1.7 Estatus de la Nota de Entrada.
Nota: si el parámetro de alerta está habilitado (cuando se modifica el costo a cierto porcentaje menor o mayor); después de presionar el botón Finalizada, se mostrará un segundo mensaje de alerta referente “¿Desea imprimir las mercancías con diferencias en su precio o costo?”, y en caso de presionar Sí, automáticamente se generará la vista previa de un reporte con las diferencias, mostrando los datos de: precio o costo original, precio o costo actual y la diferencia (ésta última podría mostrarse en negativos de acuerdo al ajuste realizado).
Imagen 1.8 Segundo mensaje de alerta en cambios de precio o costo.
Imagen 1.9 Ejemplo de reporte de diferencias.
Es importante aclarar que una vez cerrado ese reporte, ya no se podrá generar de nuevo, con esa misma información.
Después de finalizar la nota de entrada, el sistema preguntará si desea imprimirla.
Imagen 1.10 Impresión de la Nota de entrada.
Si elige Sí, el sistema mostrará el resumen de la nota de entrada con los movimientos realizados. Una nota de entrada es el documento que se obtiene del Administrador de NOVACAJA en la cual viene detallada la información de la o las mercancías que han sido ingresadas, con la posibilidad de poder tenerla impresa o no. En la imagen 1.11 se observa un ejemplo de un formato de Nota de Entrada.
En caso de que se tenga seleccionado el formato estándar de NOVACAJA, desglosará los impuestos.
Imagen 1.11 Nota de Entrada impresa.
Una vez impresa, se enviará otro mensaje de alerta, en caso de que se tenga habilitado el parámetro, si se desea enviar las mercancías con diferencias, vía e-mail, en caso de que el usuario presione Sí, mandará una ventana para capturar las direcciones de correo y a quien se desee sea enviada ésta información, pudiendo enviar a tantos correos como sea necesario, separados únicamente por “;”. Presione Enviar.
Imagen 1.12 Proceso relacionado con alertas.
Imagen 1.13 Captura de direcciones de correo.
Para finalizar este proceso, el sistema enviará un último mensaje de advertencia, si el usuario desea exportar las mercancías con diferencias en su precio o costo, siendo el caso: será una exportación a texto plano en archivo .txt (misma información que el reporte), guardado en la ruta donde el usuario especifique.
Imagen 1.14 Exportación de las mercancías con diferencias.
Imagen 1.15 Ejemplo del archivo texto plano.
Importar orden de compra.
Por medio del botón Importar orden de compra, puede realizar una importación de una compra finalizada. Para ello es necesario realizar una orden de compra. Se puede hacer por medio de la siguiente ruta: Operación – Compras – Órdenes de compra.
En “notas de entrada”, dé clic en el botón Importar orden de compra como el que se muestra:
Imagen 1.16 Botón para Importar una orden de compra.
Dicho botón siempre se encuentra activo hasta el momento que se decida realizar una nota de entrada. Este botón lo re direccionará a una ventana como la que se observa en la imagen 1.9.
El campo F. de referencia, corresponde al folio fiscal, validando el parámetro Obligar folio fiscal en notas de entrada por compra, mismo que se encuentra en Administrador – Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Parámetros, sección Generales; y en el caso que se encuentre habilitado, el usuario deberá capturarlo, ya que será un dato obligatorio y el sistema validará que no sea duplicado.
Imagen 1.17 Importar órdenes de compra.
Seleccionar de la lista la orden de compra que se generó anteriormente, después ingresar la cantidad surtida que deberá de ser mayor a cero. Dé clic al botón Aceptar. Por último, aparecerá un mensaje que notificará que la operación se realizó de manera correcta.
Importar un archivo .xml mediante una adenda en notas de entrada por compra.
Una Adenda es un complemento de información que puede ser anexado a un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de forma opcional para incluir información adicional. Puede contener información de carácter comercial, logístico y de operación, requerida muchas veces por empresas (receptores) a sus proveedores de productos y servicios. En el caso de NOVACAJA, la adenda estándar importa información de la mercancía como: código, cantidad, costo, el importe correspondiente y el RFC del proveedor al que se le compra ese artículo, mismo que debe coincidir con el RFC del Catálogo de Proveedores. A partir de la versión del sistema 19.1.194.3, se insertará en el campo referencia 2 de la Nota de entrada, el folio de la factura del proveedor.
Imagen 1.18 Botones para importar y consultar adendas.
La siguiente imagen, muestra el ejemplo de un archivo .xml con una adenda con esa información.
Imagen 1.19 Ejemplo de archivo .xml de Adenda.
Al momento de una nueva nota de entrada por compra, se habilita únicamente el segundo botón, por medio del cual se podrá importar la adenda que corresponde a esa nota de entrada. Al presionar el botón, habilita el buscador de Windows para que seleccione el archivo correspondiente.
Imagen 1.20 Proceso para seleccionar el archivo .xml.
Al presionar el botón Abrir, será visible la imagen de la adenda.
Imagen 1.21 Adenda relacionada a la nota de entrada.
Enseguida, enviará el mensaje de confirmación antes de relacionarlos.
Al presionar el botón Sí, el sistema valida la adenda y se mostrará un segundo mensaje antes de hacer la importación.
Al momento de confirmar, se agregarán las partidas correspondientes contenidas en la adenda en la sección de detalles de la nota de entrada, listo para el proceso, además de guardar la relación del folio de la nota de entrada con el archivo .xml una vez que se finalice el documento.
Imagen 1.22 Información de la adenda en detalles de la nota de entrada.
En caso de que el usuario desee reemplazar la adenda, es posible, presionando de nuevo el botón Buscar , y el sistema al detectar que ya se encuentra un archivo .xml relacionado, enviará el siguiente mensaje:
Imagen 1.23 Sustitución de adenda.
Al momento de que el usuario guarde el documento, el sistema actualizará la nota de entrada y su relación con ese nuevo archivo .xml.
Grabada la nota de entrada, se habilita el botón , su función es de visor una vez que se tiene un enlace entre una nota de entrada por compra y una adenda.
Nota: en caso de que se genere algún error al momento de importar una adenda, el sistema enviará el mensaje correspondiente con los detalles del mismo, para que sean validados por el usuario.
Importar una nota de entrada a partir de un archivo.
Es posible realizar una nota de entrada por medio de una importación de un archivo plano. El archivo debe de contener el código de la mercancía separado de una coma y seguido de la cantidad de la mercancía.
La importación de una nota de entrada por medio de un archivo se encuentra disponible hasta el momento en que se ingrese el campo de Almacén. De clic en el botón Importar archivo, como el que se muestra en la imagen.
Imagen 1.24 Botón Importar archivo.
Al dar clic sobre el botón, el sistema mostrará una ventana como la imagen 1.25.
Imagen 1.25 Nota de Entrada por medio de la importación de un archivo.
El sistema agregará de manera automática la mercancía contenida en el archivo.
Nota: si se tiene habilitado el parámetro: Mostrar alerta cuando el precio o el costo es menor o mayor a cierto porcentaje para alerta, en la ruta: Avanzados – Otros – Parámetros Globales, el sistema enviará el mismo mensaje de alerta en caso de que el archivo contenga el dato del costo (si solo son las columnas de código y cantidad, no hará dicha validación), y se vea afectado, según el porcentaje permitido en esa parametrización; en caso de presionar el botón Sí, automáticamente se hará la importación del archivo, o bien: puede presionar No, en caso de que no sea permitido generar el proceso.