Ruta: Reportes – Compras #
Base para resurtidos #
El siguiente reporte tiene como objetivo producir una lista de las mercancías, ordenadas por organizador, en la que se informa sobre la existencia actual, la cantidad vendida en un periodo de tiempo determinado por el usuario y, finalmente, una columna para escribir manualmente la cantidad a resurtir. Estos datos sirven precisamente para basarse en el resurtido que se tiene pensado hacer. El reporte está pensado para ser impreso y posteriormente, rellenado por el encargado de pedidos y compras.
La parametrización consta de los siguientes elementos, muchos de ellos ya conocidos y descritos en este documento:
El parámetro “Solo los que generaron ventas”, si se activa, presentará solamente las mercancías que generaron ventas en el periodo seleccionado. Para este ejemplo, se presenta un reporte en el que no se ha activado:
Se puede observar que, en este caso, la mayoría de las mercancías no cuentan con ventas por lo que el reporte consta de muchas páginas con ventas de productos en cero. Es en estas ocasiones que es conveniente activar la casilla “Solo los que generaron ventas”. De esta forma el reporte ser vería así:
Diario de compras #
En el diario de compras el usuario encontrará un reporte en formato tiquete en el que podrá consultar una relación de las compras realizadas en un periodo de tiempo determinado en uno o varios establecimientos. A diferencia del reporte “de Compras” que se explicará más adelante, en este documento, el administrador podrá seleccionar establecimientos y devoluciones.
La parametrización se muestra a continuación:
Según la configuración seleccionada en la imagen, en el que solo se incluyen compras por mostrar, se presentará lo siguiente:
Además de algunos datos importantes que se presentan en el reporte, el pie de página genera el concentrado o total de las compras realizadas a todos los proveedores (ya que a diferencia del reporte “de Compras”, en éste, no se puede seleccionar uno o varios proveedores específicos). Dichas cantidades están desglosadas en importe neto e impuestos. La imagen 82.4 representa el total del establecimiento NOVACAJA ya que posteriormente se presenta la información de los otros que hayan sido seleccionados en la parametrización.
Reporte de compras #
El siguiente documento será útil para el administrador de NOVACAJA para conocer las compras realizadas a un determinado proveedor en un periodo de tiempo. Los parámetros previos a la generación del reporte son los siguientes:
En este ejemplo, en el que las casillas “proveedor” y “concepto” se han dejado vacías, el reporte obtenido se presentará de esta forma:
El reporte muestra distintas páginas en las que aparecen todos los proveedores a los que se ha hecho compra. Se incluye el folio único de la nota de entrada que se generó al realizar la compra, el folio fiscal corresponde a, el código y el total que se compone del importe sin impuestos más los impuestos.
En el caso de que en los filtros de la parametrización se indique que solamente se muestren las compras realizadas al proveedor “Centel”, entonces únicamente se obtendrá el siguiente resultado:
Ahora bien, en el caso de que también se requiera filtrar por concepto, el usuario activará este filtro en el que seleccionará el concepto de nota de entrada que se realizó al efectuar la compra. En el documento que se presenta a continuación como ejemplo se puede comprobar que, con la parametrización indicada, se obtendrá el reporte de compras realizadas al proveedor “Centel” bajo el concepto “Entrada por cortesía”.
Relación de requisiciones #
Las requisiciones son pedidos internos de mercancía que, por ejemplo, se requieren al departamento de compras o cualquier otro que se encargue de distribuir bienes o mercancías internamente a la organización. El compendio de estas mercancías solicitadas por parte del administrador, se reflejan en este reporte. La parametrización es sencilla, solo basta con establecer el rango de fechas.
En este documento el usuario podrá consultar el folio del documento, código y descripción del artículo, fecha y hora, unidad de medida (U.M.) y cantidad requerida y ordenada. Cabe señalar que el total requerido es la cantidad de artículos que el departamento o área requieren al área encargada de surtir internamente la mercancía. El total ordenado es la cantidad de artículos que la tienda o establecimiento requieren a su proveedor. En el ejemplo anterior, para ambos es una unidad en cada mercancía.
Reporte relación órdenes de compra #
La orden de compra, documento mediante el cual el comprador solicita mercancías al vendedor, se elaboran desde el administrador de NOVACAJA en el catálogo operación – compras. El concentrado de las órdenes de compra realizadas dentro del rango de fechas establecidas en la parametrización se obtendrá a través de este reporte. El usuario, además, podrá filtrar los resultados de acuerdo al proveedor al que se le ha realizado. Para el siguiente ejemplo, se desea consultar las órdenes de compra realizadas a todos los proveedores, ya que se ha dejado la casilla de “proveedor” en blanco.
Es pertinente recordar al usuario la distinción entre costo e importe ya que este documento se refiere a órdenes de compra en las que es importante detallar estos conceptos. El primero se refiere al último costo al que se adquirió la mercancía por parte del proveedor, es decir, sin margen de utilidad e impuestos y el importe representa el costo multiplicado por el número de unidades solicitadas. De esta manera, el costo del taladro eléctrico es de $691.80 que, multiplicado por cinco unidades da un importe de $3,409.48
ABC de compras por proveedor #
El siguiente documento mostrará el acumulado de compras a uno o varios proveedores seleccionados previamente en la parametrización del reporte. El usuario seleccionará un organizador de proveedores o un rango de ellos, posteriormente, un rango de fechas y por último varios filtros que se especifican a continuación. Cabe señalar que la función de éstos ya ha sido explicada anteriormente en el aparatado “ABC de ventas por cliente”. Sin embargo, se explican brevemente:
Importe mayor a: Si en esta casilla el administrador captura un importe, por ejemplo, de $4,000.00, solamente se incluirán las compras cuya cantidad sea mayor a esta cifra.
Incluir impuestos en el importe: El reporte incluirá automáticamente en el importe los impuestos (sin desglosar, véase imagen 86.3)
Limitar la cantidad de proveedores: Es posible establecer un límite de clientes que mostrará el reporte, esto es útil en los casos que la cantidad de clientes sea muy extensa.
Pronóstico de pagos #
Este documento se basa en las cuentas por pagar al proveedor o proveedores que hayan concedido un crédito a la empresa. El administrador podrá consultar rápidamente los pagos vencidos y por vencer semanales, quincenales o mensuales. Dentro de la ventana de configuración del reporte se establecerá la periodicidad de los próximos pagos. Para el siguiente ejemplo se seleccionó “por vencer semanal”.
En el encabezado del siguiente reporte se indican cuatro tipos de vencimientos con el rango de fechas que abarca cada uno tomando en cuenta el día de la consulta del reporte. El vencimiento 1 corresponde a la columna 1 a 7 días, el 2 a 8-14 días, el 3 a 15-21 días y el último a 22 días o más. Al haber seleccionado el organizador de proveedores “varios”, el sistema muestra el código y nombre de proveedor, que en este caso son tres: proveedores diversos, centel y radio móvil. Como se puede ver en este reporte, la empresa tiene pagos vencidos con la mayoría de los proveedores. En el caso de “CENTEL”, existe un pronóstico de pago por realizarse dentro de 1 a 7 días, es decir, entre el 16 y 23 de enero.
Relación de pagos a proveedor #
Los pagos a proveedores cuyo origen tengan un crédito bajo una condición de pago previamente preestablecida, podrán consultarse en este documento. Para ello, antes de consultar este reporte, el administrador habrá generado en la Ruta: Operación – Compras – Pagos a proveedor del administrador de NOVACAJA el pago correspondiente. Mediante la consulta del manual sobre esta operación, el usuario podrá ver que al elaborar un nuevo pago a un proveedor determinado y finalizarlo mediante la opción “guardar”, el sistema preguntará, entre otras opciones, si lo desea finalizar o dejar como pendiente. En caso de finalizarlo, para posteriormente aplicarlo, el reporte de pagos a proveedor generará el registro de pagos aplicados (ver imagen 87.2). En caso de dejarlo pendiente, se elaborará el reporte de la imagen 87.3.
Se utilizará la siguiente parametrización para especificar el rango de fechas y qué tipo de pagos visualizar:
Movimientos por proveedor #
Los movimientos por proveedor que pueden asentarse en NOVACAJA pueden ser de cuatro tipos: compras, pagos, créditos y cargos. En este reporte el usuario podrá consultar cada uno de ellos por separado, combinados o todos, según las casillas que seleccionen en los parámetros “visualizar” que se presentan a continuación:
Para este primer ejemplo, el proveedor se dejó en blanco con el objetivo de que el sistema muestre todos además de seleccionar por completo las casillas de los movimientos por visualizar. Así, se obtiene este documento:
En él, se distribuyen en columnas los movimientos antes mencionados, de las tres estaciones seleccionadas y de todos los proveedores. Sin embargo, el administrador podría optar por filtrarlos y solamente conocer algunos de ellos. Si lo que se necesita es obtener las compras de todos los proveedores de la estación NOVACAJA, después de hacer la parametrización correspondiente.
El usuario podrá combinar tantos filtros le sean convenientes para generar el reporte deseado siguiendo las mismas instrucciones con las que se citó el ejemplo anterior.
Reporte cuentas por pagar #
Son todos los movimientos financieros de las compras y pagos que se hayan realizado en la organización a un proveedor, donde los criterios de comercialización del mismo, sean de afectación a esta cuenta, como los créditos a plazos que puedan otorgarse a la empresa.
Dicho resumen puede obtenerse mediante la selección de un proveedor en particular o, si en dicho filtro no se selecciona ninguno, se mostrarán todos. De acuerdo a la siguiente parametrización se genera el reporte de la imagen.
Directorio de proveedores #
El objetivo de este reporte es dar a conocer el administrador una lista de los proveedores que hayan sido de alta en dicho módulo dentro del administrador de NOVACAJA. Según su parametrización, éstos podrán filtrarse por personas físicas, morales o mostrar todas. Para el siguiente ejemplo, se generará el reporte de personas morales en el que se incluyen datos como RFC, domicilio, ventas y servicios acumulados.